Artikel

now browsing by category

 

Perubahan ISO 9001 pada Bisnis Perusahaan

SERTIFIKAT ISO MURAH – ISO 9001 adalah standar sistem manajemen mutu yang paling banyak digunakan di dunia.

Peran ISO 9001 dalam membentuk bagaimana organisasi mengelola masalah mutu dengan benar, sangat besar. Tidak ada organisasi yang mampu membiarkan sistem manajemen di perusahaan merekatertinggal, sementara ISO 9001 yang baru mencakup perubahan-perubahan kebutuhan bisnis masa kini.

ISO 9001 memulai kehidupan pada tahun 1992 sebagai BS 5750, didorong oleh Kementerian Pertahanan yang menentukan bagaimana proses manufaktur harus dikelola, alih-alih melihat apa yang diproduksi. Pada tahun 1987, ISO mengadopsi BS 5750 dan menjadi ISO 9001. Versi 1994 tentang penekanan khusus pada jaminan produk menggunakan tindakan pencegahan, bukan hanya memeriksa produk akhir dan juga memerlukan prosedur terdokumentasi.

Perubahan radikal terjadi pada versi 2000 ketika menempatkan manajemen mutu dan proses pada intinya. Ini bertujuan untuk pertama-tama memahami persyaratan klien sebelum merancang proses yang akan membantu menyampaikannya. Ini juga melihat bagaimana untuk terus memperbaiki proses dan melacak kepuasan pelanggan. Dimana versi sebelumnya berfokus pada kontrol mutu, ISO 9001: 2000 dibangun berdasarkan manajemen mutu. ISO 9001: 2008 hanya membuat persyaratan yang ada lebih jelas.

Seperti apa perubahan ISO 9001 pada bisnis perusahaan?

Sejak tahun 2000, cara kita berbisnis telah berubah sangat pesat. Kita semua memiliki akses instan terhadap informasi dan harapan yang lebih tinggi terhadap organisasi tempat kita bekerja, sementara harus berurusan dengan rantai pasokan yang lebih kompleks dan ekonomi yang kompetitif secara global. ISO 9001: 2015 telah direvisi untuk memperhitungkan hal ini dan perubahan utamanya adalah.

  • Penekanan yang lebih besar dalam membangun sistem manajemen yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing organisasi
  • Persyaratan bahwa mereka yang berada di puncak organisasi terlibat dan bertanggung jawab, menyelaraskan mutu dengan strategi bisnis yang lebih luas
  • Pemikiran berbasis risiko sepanjang standar membuat keseluruhan sistem manajemen menjadi alat pencegahan dan mendorong perbaikan terus-menerus
  • Persyaratan dokumentasi yang kurang tepat
  • Alignment dengan standar sistem manajemen kunci lainnya melalui penggunaan struktur umum dan teks inti

ISO 9001: 2015 membawa manajemen mutu dan peningkatan berkelanjutan ke dalam hati sebuah organisasi. Standar baru ini merupakan kesempatan bagi organisasi untuk menyelaraskan arahan strategis mereka dengan sistem manajemen mutu mereka dan berarti dapat digunakan untuk membantu meningkatkan dan memantau kinerja sebuah organisasi.

Apa saja perubahaan ISO 9001 versi baru?

ISO 9001: 2015 didasarkan pada Lampiran SL – struktur tingkat tinggi yang baru. Ini adalah kerangka kerja umum untuk semua sistem manajemen ISO dan membantu menjaga konsistensi, menyelaraskan standar sistem manajemen yang berbeda, menawarkan sub-klausa yang sesuai dan menerapkan bahasa umum di semua standar.

Klausul-klausul ISO 9001:2015 akan dijelaskan pada artikel selanjutnya. Untuk sertifikasi ISO silakan langsung menghubungi kami. Isi laman permintaan proposal penawaran (klik di sini).

Implementasi ISO 14001

SERTIFIKAT ISO MURAH – Industri manufaktur adalah industri yang memiliki keterkaitan sangat erat dengan lingkungan hidup. Suara-suara yang dihasilkan dari mesin-mesin produksi dapat berpotensi menghasilkan pencemaran suara. Alat-alat transportasi yang digunakan industri dapat berpotensi menghasilkan pencemaran getaran dan debu. Pemakaian air tanah yang berlebihan, air buangan yang belum memenuhi baku mutu, rembesan minyak pelumas, kebocoran bahan bakar yang berpotensi menghasilkan pencemaran air. Gas-gas yang dihasilkan juga dapat berakibat pada pencemaran udara bila tidak diperhatikan. Di sinilah pentingnya implementasi ISO 14001, standar yang mengatur tentang manajemen lingkungan.

Industri manufaktur harus benar-benar menangani permasalahan yang ada secara baik. Karena kalau tidak, tentu akan berakibat buruk pada perusahaan. Perusahaan bisa terancam pencabutan izin operasi dan memperoleh banyak tuntutan dari masyarakat sekitar maupun LSM lingkungan hidup yang akan menyebabkan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan menjadi besar. Selain itu, permasalahan yang ada juga akan menutup peluang perusahaan untuk dapat memasarkan produk ke perusahaan-perusahaan yang terkenal ramah lingkungan.

Menerapkan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001 adalah solusi yang tidak bisa ditawar lagi bagi perusahaan dengan tingkat risiko pencemaran lingkungan berskala besar maupun kecil. ISO 14001 telah terbukti efektif di dunia untuk mengendalikan aspek risiko lingkungan hidup.

Bagaimana implementasi ISO 14001 pada industri manufaktur?

Proses penerapan ISO 14001 pada industri manufaktur harus menggunakan pendekatan yang menitikberatkan pada proses-proses industri manufaktur yang memiliki risiko terjadinya pencemaran terhadap lingkungan hidup.

Langkah awal implementasi ISO 14001 dimulai dengan interpretasi klausul-klausul yang jadi syarat ISO 14001. Semua klausul diintegrasikan dengan proses kerja dan proses bisnis perusahaan. Apabila perusahaan menggunakan jasa konsultan ISO, maka konsultan harus bisa menjawab proses-proses apa saja yang memiliki risiko pencemaran lingkungan hidup? Risiko pencemaran lingkungan hidup seperti apa yang mungkin terjadi? Bagaimana mengukur dan menglasifikasikan masalah lingkungan yang ada? Bagaimana mengendalikannya? Fasilitas apa saja yang dibutuhkan? Keahlian apa saja yang harus dimiliki oleh SDM di perusahaan? Bagaimana bila terjadi bencana secara tiba-tiba? Apabila pertanyaan-pertanyaan tersebut dapat dijawab secara tepat, perusahaan akan mampu menyusun sistem yang sesuai dengan karakteristik proses dan mengendalikan risiko pencemaran lingkungan hidup.

Langkah berikutnya yaitu penyusunan sistem dan dokumen ISO 14001. Beberapa prosedur Sistem Manajemen Lingkungan yang dipersyaratkan standar ISO 14001 wajib disiapkan, sementara beberapa prosedur operasi khusus perlu disiapkan pula, antara lain seperti prosedur tanggap darurat, ataupun prosedur identifikasi aspek dan bahaya lingkungan hidup.

Setelah sistem dan dokumen disusun dan diintegrasikan dengan sistem manajemen di perusahaan, langkah selanjutnya yaitu mengimplementasikan sistem. Hasil dari implementasi ini berupa rekaman kegiatan penerapan sistem manajemen lingkungan ISO 14001. Disarankan perusahaan memiliki sebuah tim lingkungan seperti tim K3, yang berfungsi memantau pelaksanaan dan kondisi lingkungan di perusahaan tersebut. Jika ingin membentuk satu kesatuan menjadi tim K3L juga tidak masalah.

Setelah implementasi ISO 14001, perusahaan melakukan kegiatan audit internal yang berfungsi untuk memastikan apakah sistem berjalan secara efektif atau tidak? Apabila proses internal audit sudah dilakukan, langkah berikutnya yaitu rapat tinjauan manajemen.

Jika seluruh proses telah dilaksanakan, mulai dari penyusunan dokumen sampai internal audit, perusahaan dapat melanjutkan ke tahap sertifikasi oleh badan sertifikasi independen. Akan ada audit eksternal, dilakukan oleh badan sertifikasi. Jika lulus, perusahaan akan memperoleh sertifikat pengakuan implementasi ISO 14001.

Dengan telah diperolehnya sertifikasi ISO 14001, sebuah perusahaan baru memasuki tahap awal (compliance) pemenuhan manajemen lingkungan. Evaluasi perlu dilakukan dan terbukti dengan perpanjangan (surveillance) dengan diaudit ulang oleh badan sertifikasi. Hal ini untuk membuktikan komitmen perusahaan dalam menerapkan sistem manajemen lingkungan ISO 14001.

Isi laman permintaan proposal penawaran atau kontak kami (klik di sini).

Audit Surveillance

SERTIFIKAT ISO MURAH – Audit Surveillance adalah audit (pemantauan) yang wajib dilakukan oleh badan sertifikasi independen setiap enam bulan atau satu tahun sekali terhadap instansi yang telah bersertifikat ISO. Tujuan audit tersebut yaitu untuk menentukan apakah organisasi dan perusahaan masih berhak menyandang sertifikat ISO atau tidak. Dari audit ini bisa dibuktikan, bagaimana komitmen dan peran serta seluruh karyawan perusahaan dalam menjalankan standar ISO.

Hal-hal yang biasa ditanyakan atau dicari auditor pada Audit Surveillance:

  • Apakah organisasi masih sesuai dengan persyaratan sistem manajemen?
  • Apakah organisasi mengimplementasikan kebijakan dan SOP seperti yang sudah ditetapkan?
  • Apakah secara berkala organisasi meninjau dan meningkatkan manajemen mutu melalui audit internal dan tinjauan manajemen (management review)?
  • Bagaimana tindakan perbaikan yang berkelanjutan sesuai sistem manajemen dan monitoring sasaran mutu?

Waktu yang dibutuhkan saat audit surveillance (perpanjangan) lebih sedikit daripada audit pertama kali pada proses Sistem Manajemen. Ketika audit perpanjangan, Lead Auditor akan memulai dengan melihat proses kunci organisasi; seperti rapat tinjauan manajemen, audit internal, dan tindakan korektif. Kemudian hanya melihat beberapa proses yang tersisa dalam Sistem Manajemen. Lead Auditor mungkin juga hanya melihat sebagian dari seluruh organisasi, seperti hanya satu dari dua jalur produksi, atau situs tertentu.

Ada aturan khusus yang menganjurkan untuk menggunakan akar kuadrat dari semua lokasi yang akan diaudit . Misalnya, jika ada total 16 toko ritel di lingkup sertifikasi, setidaknya 4 toko harus diaudit dalam audit surveillance. Kembali ke tujuan kenapa audit surveillance perlu dilakukan, yaitu untuk menentukan kelayakan organisasi dan sertifikat ISO yang dimiliki.

Hubungi Kami jika perusahaan Anda ingin sertifikasi ISO. Klik di sini, atau silakan isi laman permintaan proposal penawaran.

Sertifikat ISO 9001 untuk Perusahaan

SERTIFIKAT ISO MURAH – Kebutuhan sertifikasi ISO di perusahaan-perusahaan dalam menyesuaikan perkembangan bisnis modern kian menjadi penting. Bukan hanya untuk menjawab bagaimana cara memuaskan pelanggan. Kebutuhan sertifikasi ISO di perusahaan juga penting untuk mengukur kinerja seluruh karyawan, termasuk top management. Sistem manajemen yang telah ada akan diintegrasi dengan standar ISO yang berlaku. Oleh karena itu, menerapkan sebuah sistem manajemen berstandar internasional menjadi bukti betapa perusahaan ingin melindungi pelanggan dan stakeholders.

Tidak sedikit perusahaan yang belum tahu tentang penggunaan sertifikat ISO ini. Namun sebelum itu, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Mari kita simak penjelasan berikut…

Setiap perusahaan harus memiliki gagasan yang jelas tentang tujuan mereka dan keuntungan apa yang akan diperoleh setelah mendapatkan sertifikat ISO 9001. Mereka harus siap untuk menggabungkan Sistem Manajemen Mutu ke setiap area bisnis.

Semua karyawan harus menyadari apa yang diharapkan dari mereka dan di mana wilayah tanggung jawab mereka.

Sistem Manajemen Mutu yang terdokumentasi dengan baik sangat diperlukan, bersamaan dengan kebijakan dan prosedur yang dipersyaratkan oleh ISO 9001.

Dokumentasi yang dimaksud menentukan:

  • Struktur organisasi
  • Siapa yang harus mencatat informasi dan informasi apa yang direkam
  • Tanggung jawab karyawan
  • Jalur komunikasi di seluruh perusahaan
  • Tindakan apa yang dibutuhkan
  • Bagaimana keberlangsungan dipertahankan saat ada pergantian karyawan

Definisi sistem

Mendefinisikan Sistem Manajemen Mutu Anda akan memerlukan masukan dari semua departemen dalam organisasi. Maka yang perlu dilakukan perusahaan:

  • Tentukan siapa pelanggan untuk setiap departemen, misalnya:

– Untuk bagian penjualan dan pemasaran menjadi end user dari seluruh proses bisnis
– Untuk departemen TI menjadi departemen internal.

  • Dokumentasikan kegiatan di setiap area.
  • Kaji Standar ISO 9001 untuk memastikan persyaratan telah dipenuhi.
  • Identifikasi area masalah dan ratakan

Pengelolaan Dokumentasi

Top management perlu berkomunikasi dengan semua karyawan di perusahaan, pentingnya menyimpan catatan dan menggunakan dokumentasi (arsip) yang benar.

Mengontrol penggunaan dokumen, untuk memastikan sistem manajemen mutu versi terbaru sedang digunakan, bagian penting dari implementasi ISO 9001. Diperlukan sistem yang kuat untuk memastikan bahwa versi lama dihapus dan versi baru dikomunikasikan ke berbagai departemen internal, bersama sistem kontrol.

Perusahaan wajib mengidentifikasi catatan mana yang harus disimpan agar sesuai dengan persyaratan sistem ISO 9001, dan apa yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnis dengan sukses.

Tindakan korektif dan preventif

Dari seluruh proses bisnis yang ada di perusahaan, pasti terdapat salah. Perusahaan harus memiliki dan menetapkan cara untuk memperbaiki masalah dan mengidentifikasi penyebabnya, sebelum melakukan perubahan untuk mencegah kesalahan itu terjadi lagi.

Perusahaan wajib menyimpan catatan tindakan-tindakan yang telah dilakukan untuk memperbaiki masalah. Bila memungkinkan, perusahaan wajib mengidentifikasi area masalah yang potensial dan membuat sebuah cara untuk mencegah atau meminimalkan efeknya sebelum hal itu terjadi.

Dukungan dan pelatihan yang sedang berjalan

Seluruh karyawan harus dilatih sesuai untuk memastikan mereka mampu menjalankan fungsi pekerjaan mereka. Perusahaan harus menyimpan catatan pengalaman, pendidikan dan pelatihan yang telah dilakukan untuk mengidentifikasi kemampuan mereka.

Persyaratan pelatihan di kemudian hari kemudian dapat diimplementasikan bersamaan dengan keterampilan baru yang mungkin diperlukan saat bisnis berkembang.

Dengan menggunakan informasi ini, kesenjangan dalam pengalaman masing-masing karyawan bisa diidentifikasi, jika perusahaan memasang peralatan baru atau menambahkan produk baru.

Audit Internal

Audit Internal dari sistem manajemen perusahaan sendiri sangat diperlukan. Sebuah tim yang terdiri dari beberapa karyawan dibentuk terhadap fungsi yang diaudit dapat melaksanakan hal ini.

Auditor Internal akan memeriksa bahwa prosedur dalam Manual Mutu sedang diikuti dan akan mengidentifikasi area yang menjadi perhatian untuk diperbaiki.

Anda harus memiliki prosedur bagaimana audit direncanakan, dilakukan dan dicatat. Sebelum audit eksternal yang dilakukan oleh badan sertifikasi, hingga perusahaan dinyatakan lulus sertifikasi ISO 9001. Hubungi kami sekarang!

Klasifikasi Temuan Audit Eksternal oleh Badan Sertifikasi ISO

SERTIFIKAT ISO MURAH – Apa itu temuan? Apa itu audit eksternal? Temuan adalah masalah-masalah penting (material) yang ditemukan selama proses audit, kemudian masalah-masalah itu dikemukakan hingga diadakan perbaikan yang bermanfaat untuk peningkatan kinerja, efisiensi dan efektivitas bisnis perusahaan. Audit eksternal adalah audit yang dilakukan oleh badan sertifikasi ISO yang bersifat independen, bukan dari lingkungan perusahaan. Audit yang dilakukan oleh tim di perusahaan sendiri disebut audit internal.

Temuan audit merupakan bagian dari suatu proses audit di mana bagian ini memuat pesan khusus (pokok), disampaikan oleh auditor ke pembaca laporan. Inilah alasan utama dibuatnya laporan tersebut. Temuan audit adalah kesimpulan akhir dari kegiatan pemeriksaan, yaitu ketika lead auditor melakukan pemeriksaan dengan mengumpulkan bukti audit (audit evidence collection), lalu melakukan analisis dan evaluasi terhadap bukti audit (audit evidence evaluation).

Dalam implementasi sistem manajemen mutu (ISO 9001), lingkungan (ISO 14001) dan K3 (OHSAS 18001), terdapat kegiatan internal audit di samping audit eksternal  yang  bertujuan untuk mengukur efektivitas dari pelaksanaan sistem manajemen selama periode tertentu. Internal audit biasanya dilakukan minimal 1 kali dalam setahun oleh para internal auditor yang ditunjuk oleh Manajemen Puncak (top management).

Temuan audit diklasifikasikan dalam dua jenis: kesesuaian (conformity) dan ketidaksesuaian (non conformity). Jika ditemukan ketidaksesuaian dengan standar ISO yang diterapkan, akan ada peluang untuk perbaikan, tergantung dari parah dan tidaknya temuan tersebut.

I. Observasi

Oberservasi adalah temuan yang bersifat posititf. Yaitu, saran dari lead auditor terhadap sasaran pelaksanaan kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dari mutu pelaksanaan kegiatan terkait. Sebuah temuan termasuk observasi tidak bisa dijadikan dalam kategori ketidaksesuaian sekalipun minor, tidak melanggar dokumentasi sistem manajemen yang telah diterapkan, sehingga saran untuk perbaikan tidak diwajibkan.

II. Ketidaksesuaian (Non Conformity)

Definisi dari ketidaksesuaian menurut ISO 9000:2000 adalah sebuah ketidakmampuan dalam memenuhi persyaratan. Ada dua jenis ketidaksesuaian: minor dan mayor.

  1. 1. Ketidaksesuaian Kecil (Minor)

Ketidaksesuaian Minor adalah suatu kegagalan untuk memenuhi salah satu persyaratan dari subklausul sistem manajemen atau ketidaksesuaian yang terjadi dalam implementasi suatu persyaratan dari prosedur sistem manajemen mutu yang ditetapkan oleh perusahaan. Beberapa kategori minor dapat berpotensi mengakibatkan rusaknya sistem dan mungkin dapat berkontribusi menjadi kategori mayor. Sebuah temuan termasuk ketidaksesuaian Minor jika tidak mempunyai dampak serius terhadap sistem manajemen dan sering kali disebabkan adanya human error dan diberikan batas waktu tertentu untuk memperbaikinya.

Contoh :

  • Adanya penyimpangan terhadap instruksi kerja yang telah ditetapkan.
  • Adanya kelalaian dalam pencatatan daftar rekaman berdasarkan prosedur yang telah ditetapkan oleh sistem manajemen.
  1. 2. Ketidaksesuaian Besar (Mayor)

Sebuah temuan audit dikatakan kategori major, apabila tidak sesuai dengan persyaratan Sistem Manajemen yang seharusnya dijalankan dan harus dilakukan tindakan perbaikan segera. Pada kategori ini biasanya organisasi/perusahaan yang bersangkutan tidak direkomendasikan mendapatkan pengakuan lulus akreditasi pada sistem manajemennya.

Contoh :

  • Tidak dilakukannya pemeriksaan/inspeksi pada saat penerimaan bahan baku/material
  • Tidak adanya pengendalian terhadap proses khusus, mis : kegiatan pemeliharaan, pasca pengiriman dsb.
  • Tidak dilakukannya program audit internal dan rapat tinjauan manajemen.

Saran Perbaikan

Saran-saran perbaikan dari lead auditor pada temuan audit berfungsi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari kegiatan di dalam perusahaan. Hal ini juga dapat mencegah kecurangan terjadi (fraud prevention). Temuan audit memang diharuskan ada suatu tindakan perbaikan. Namun di sisi lain, sebuah saran hanya untuk memperbaiki suatu kondisi yang tidak melanggar aturan atau kriteria yang telah ditetapkan. Pada kasus-kasus ini, manajemen puncak (top management) memiliki hak untuk mengimplementasikan saran tersebut atau tidak.

Informasi laporan ketidaksesuaian yang diberikan auditor kepada pihak auditee (perusahaan) dapat menentukan apa, dimana, dan bagaimana tindakan perbaikan yang akan dilakukan untuk menyelesaikan akar permasalahannya. Tindakan perbaikan yang dibutuhkan diputuskan sendiri oleh auditee dan diawasi oleh lead auditor. Apabila temuan ketidaksesuaian telah diselesaikan oleh auditee pada saat proses audit berjalan, maka temuan tidak dibatalkan, akan tetapi dapat dibuat catatan bahwa ketidaksesuaian tersebut telah diselesaikan untuk diperiksa selanjutnya.

Temuan audit merupakan himpunan data dan semua informasi yang dikumpulkan, diolah dan diuji selama melaksanakan tugas audit eksternal tersebut atas kegiatan organisasi/perusahaan yang disajikan secara analisis menurut unsur-unsurnya yang dianggap bermanfaat bagi pihak-pihak yang berkepentingan (interest party) dan mempunyai tujuan yang lebih spesifik, yaitu mencapai keefektifan dan efisiensi dalam implementasi pada sistem manajemen sesuai apa yang dipersyaratkan oleh ISO.

Sudah cukup mengerti? Sertifikasi ISO bersama kami (klik di sini).