Tag: sistem manajemen
5 Manfaat Business Process Management
Organisasi sering menerapkan Business Process Management (BPM) untuk berbagai alasan. Namun, dorongan utama mereka yaitu supaya lebih kompetitif dalam ketatnya persaingan ekonomi saat ini. Mayoritas pimpinan perusahaan ditekan untuk tetap kompetitif dengan meningkatkan penawaran dan pencapaian peningkatan produktivitas, sementara pada saat yang sama mengurangi biaya keseluruhan dan memajukan proses bisnis.
Di tengah tantangan yang ada, baik perusahaan kecil maupun perusahaan besar menantikan manfaat yang dapat diberikan oleh Business Process Management. Business process management membantu organisasi bersiap untuk kompetisi di seluruh dunia, dengan membantu para pemimpin dan organisasi meningkatkan kinerja dengan berbagai macam komponen, seperti: analisis, desain yang tepat, pengamatan yang cermat dan kontrol serta modifikasi proses bisnis. Semua itu adalah produk dari Business Process Management.
Cara menerapkan Business Process Management. Business Process Management memberikan organisasi lima manfaat berikut ini:
Meningkatkan Kelincahan Bisnis
Untuk praktek terbaik organisasi, membuat modifikasi agar tetap sejajar dengan perubahan kondisi di pasar selalu menjadi keharusan. Sebuah Business Process Management yang efisien memungkinkan pemilik bisnis untuk membuat jeda dalam proses bisnis, menerapkan perubahan dan kembali menjalankannya. Dengan ini, proses akan memiliki kemampuan yang unik untuk tetap di trek dan implementasi perubahan atau mendefinisikan kembali tugas-tugas pengguna prosesnya. Hasil akhir dari proses ini adalah tingkat yang lebih tinggi daripada kemampuan beradaptasi terhadap situasi yang tidak stabil.
Kontrol yang lebih besar dan kelincahan memungkinkan organisasi untuk mengubah alur kerja, menggunakan kembali atau menyesuaikan sistem yang dibutuhkan oleh organisasi. Lewat cara ini, business process menjadi lebih responsif dengan struktur yang memerlukan dokumentasi yang tepat pada langkah-langkah yang teribat dalam proses tertentu. Pengetahuan yang didefiniskan memungkinkan organisasi untuk memahami kemungkinan dampak perubahan pada business process. Sebuah organisasi yang memiliki pengetahuan tentang efek dari modifikasi proses lebih terbuka untuk pilihan yang bisa meningkatkan keuntungan.
Biaya berkurang dan Pendapatan menjadi lebih tinggi
Mengimplementasikan rangkaian Business Process Management yang benar dalam sebuah organisasi dalam memangkas biaya yang berkaitan dengan pelaksanaan proses bisnis. Proses lebih ditingkatkan dan memungkinkan produktivitas tenaga kerja. Oleh karena itu, menggunakan Business Process Management yang benar dalam sebuah organisasi dapat memberikan hasil yang positif secara signifikan.
Penurunan pada biaya operasional pascapenyebaran Business Process Management, mungkin tidak terlihat langsung, tetapi memotong atau menghilangkan bottleneck yang akan menyebabkan peningkatan luar biasa. Misalnya, hal ini dapat mengurangi lead time, memiliki efek positif pada cara organisasi dalam menjual produk. Ini juga berarti bahwa konsumen akan memiliki lebih banyak akses ke layanan dan produk yang sesuai dengan kebutuhan mereka dalam waktu sesingkat mungkin. Dengan demikian, organisasi akan memiliki permintaan pasar yang lebih, yang diikuti dengan penjualan yang lebih tinggi dan peningkatan pendapatan.
Sejalan dengan ini, organisasi dapat meningkatkan efisiensi dan profitabilitas dengan cara mengurangi pemborosan. Business Process Management mengalokasi dan melacak sumber daya untuk menghindari pemborosan. Plus, mengevaluasi kebiasaan kerja yang dapat menyebabkan inefisensi, pemborosan dan melakukan tindakan untuk mengatasi masalah ini.
Tingkat efisiensi yang lebih tinggi
Penyebaran Business Process Management sangat meningkatkan efisiensi proses bisnis. Potensi ini melibatkan integrasi proses organisasi dari awal sampai akhir. Para pemilik proses otomatis diberitahu setiap kali mereka membagikan tanggung jawab kepada setiap anggota atau individu. Hal ini memantau keterlambatan dengan mahir atau mengalokasi kembali tugas di antara anggota. Oleh karena itu, Business Process Management membantu mengeliminasi bottlenecks dan mengurangi lead time dalam hal implementasi dan meningkatan proses bisnis.
Business Process Management juga menghasilkan optimalisasi proses melalui penghapusan setiap tugas berlebihan, serta menerapkan otomatisasi dalam mengurangi kemungkinan pengerjaan ulang dan kesalahan. Kualitas ini telah menarik para pemimpin organisasi untuk menyebarkan Business Process Management yang baik, tidak hanya untuk memaksimalkan keuntungan, tetapi juga menyelaraskan tujuan organisasi dengan proses-prosesnya.
Visibilitas yang lebih baik
Secara esensial, Business Process Management menggunakan program software untuk membuat kemungkinan otomatisasi proses. Program-program ini memungkinkan pemilik proses untuk melacak kinerja dan melihat bagaimana proses bisnis berfungsi dalam kenyatannya. Otomatisasi proses memberitahu bagaimana proses bekerja tanpa perlu tenaga kerja dan pemantauan teknik yang luas. Peningkatan transparansi memungkinkan manajemen memperoleh pemahaman yang lebih baik dari proses mereka. Hal-hal ini memungkinkan manajemen untuk memodifikasi struktur dan proses yang lebih efisien, sementara melacak hasil dari proses tersebut.
Kesesuaian, Kemanan dan Keselamatan
Praktek Business Process Management dipercaya dapat membantu memberitahu seluruh organisasi tentang tugas-tugas mereka. Hal ini dapat berupa laporan keuangan, hukum ketenagakerjaan yang sesuai dan berbagai aturan pemerintah yang harus diikuti oleh organisasi. Sebuah Business Process Management yang komprehensif menjamin bahwa organisasi sesuai dengan standard
dan tetap bersama hukum terkini.
Selain itu, business process management juga memiliki kemampuan untuk mempromosikan tindakan keamanan dan keselamatan. Hal ini dilakukan dengan mendokumentasikan prosedur dengan benar dan memfasilitasi kesesuaian. Kebijakan organisasi dan kontrol internal berperan penting dalam Business Process Management. Seperti mendorong para karyawan untuk menjaga aset organisasi, termasuk informasi pribadi dan sumber daya fisik dari penyalahgunaan, kehilangan atau tindakan lain seperti pencurian.
Secara keseluruhan, organisasi yang memanfaatkan prinsip Business Process Management menemukan bahwa mereka memiliki kapasitas untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas, dengan hanya mengidentifikasi bagaimana proses akan bekerja dalam kondisi terbaik. Hal ini juga diikuti dengan menerapkan penyesuaian yang diperlukan untuk mengimplementasi kontrol dan mencapai kinerja terbaik yang akan membantu dalam pelacakan hasil di masa depan. Dengan semua ini, tidak heran mengapa Business Process Management membuat gebrakan di dunia raksasa bisnis dan pemasaran.
Bekerja dengan Gembira
SERTIFIKAT ISO MURAH – Bila hidup selalu mengikuti target kerja, waktu akan terus tersita untuk pekerjaan. Bahkan tak jarang waktu untuk bersantai di rumah, justru terpakai untuk berkutat dengan pekerjaan yang belum selesai. Hal-hal seperti ini rentan mendatangkan stres.
Tapi ada cara ampuh mengusir stres. Meski kita bekerja lebih dari 12 jam, atau hari libur yang dipakai untuk bekerja. Salah satu caranya, yaitu bekerja dengan gembira. Bagaimana cara bekerja dengan gembira?
Sederhana. Bekerja dengan gembira adalah upaya seorang pekerja untuk tetap bisa produktif tanpa perlu terbebani pekerjaan. Nah, sebagai cara ampuh mengusir stres, berikut mekanisme bekerja dengan gembira:
Berhenti mengeluh
Pekerjaan seberat apa pun akan terasa ringan bila dikerjakan dengan gembira. Sebaliknya, pekerjaan seringan apa pun akan terasa berat jika dikerjakan dengan mengeluh. Jika Anda tak ingin stres, berhentilah mengeluh. Lakukan setiap pekerjaan dengan sungguh-sungguh. Karena pekerjaan yang dilakukan dengan gembira dan sungguh-sungguh akan membikin hati dan pikiran tenang, serta ampuh mengusir stres.
Jangan jadikan pekerjaan sebagai beban
Pada hakikatnya, pekerjaan adalah kewajiban, bukan suatu beban. Kendati beban bagian dari kewajiban, lain hal dengan pekerjaan. Sebab ada hasil yang didapat ketika seorang bekerja, baik ilmu maupun honorarium.
Dengan tidak menjadikan pekerjaan sebagai beban, maka hilang satu hambatan produktivitas kerja. Selain itu, pekerjaan juga akan terasa lebih ringan. Tidak menambah pikiran, apalagi sampai stres.
Berkomunikasi dengan rekan kerja (bila ada)
Berkomunikasi sangat baik dalam memecahkan kebekuan pikiran. Jika mempunyai rekan kerja, luangkan waktu untuk berkomunikasi dengannya. Baik ketika sedang bekerja maupun jam istirahat makan siang. Bila Anda merasa ada pekerjaan yang terasa sulit, jangan ragu meminta bantuan darinya. Dan bila Anda bekerja sendiri, berkomunikasilah dengan diri dan pekerjaan Anda, dengan cara berusaha memahami pekerjaan itu kemudian mengerjakannya dengan sungguh-sungguh.
Tidak hanya akan mengusir stres, bahkan hal ini dapat membantu Anda dalam mengerjakan setiap pekerjaan.
Tetap berpikir positif
Percayalah bahwa setiap pekerjaan yang dilakukan memiliki nilai positif. Bagaimanapun hasilnya, berpikir positif memacu diri untuk terus produktif bekerja tanpa terbebani pekerjaan yang telah diselesaikan. Bila ada kesalahan, segera perbaiki, tidak perlu sampai khawatir dan dipikirkan lama.
Cara ampuh mengusir stres ini tidak terlalu sulit dilakukan. Kalau bisa bekerja dengan gembira, mengapa harus bekerja hingga mengakibatkan stres?
Cara Memilih Konsultan ISO
SERTIFIKAT ISO MURAH – Ada banyak konsultan bisnis di Indonesia, termasuk konsultan ISO. Hanya letak permasalahannya, bagaimana cara perusahaan memilih konsultan ISO yang profesional dan handal?
ISO sebagai Standar Internasional membantu perusahaan dalam meningkatkan kepuasan pelanggan. Oleh karena itu, pentingnya sertifikasi ISO membutuhkan konsultan ISO yang berpengalaman.
Sebelum perusahaan atau organisasi Anda melakukan proses sertifikasi ISO, berikut cara memilih konsultan ISO:
- Menguasai bidang
Pastikan perusahaan terlebih dahulu mencari tahu profil konsultan ISO. Apakah konsultan itu pernah menjadi praktisi di bidang ISO, berpengetahuan bagus tentang ISO, atau konsultan yang memang benar-benar menguasai bidang tersebut. Jangan sampai perusahaan memilih konsultan yang, misal ia konsultan OHSAS, lantas membahas keaman pangan. Hal ini saja sudah bisa membuktikan konsultan tersebut tidak menguasai bidang. Memilih konsultan ISO yang menguasai bidang ISO adalah hal pertama yang perlu dipikikan dengan baik oleh perusahaan.
- Berpengalaman
Setelah perusahaan mencari tahu profil konsultan ISO, tentu perusahaan akan mengetahui apakah konsultan tersebut berpengalaman atau tidak. Banyak perusahaan yang sudah ditangani menjadi bukti kalau sang konsultan memang berpengalaman. Sebab bila perusahaan menemui hambatan ketika sedang menerapkan ISO, perusahaan hanya tinggal mengontak konsultan ISO untuk kemudian sama-sama menyelesaikan masalah.
Konsultan ISO yang berpengalaman, selain membantu perusahaan dalam mengimplementasikan sistem manajemen berstandar internasional, juga mendampingi sampai sertifikasi ISO selesai.
- Responsif dan tidak ambigu
Padatnya jadwal yang dimiliki konsultan kadang kala membuat perusahaan atau klien kesulitan untuk menghubungi si konsultan. Lambatnya membalas pesan atau telepon yang tak kunjung dijawab, membuat perusahaan jadi tidak sabar. Dalam hal ini, perusahaan harus memilih konsultan yang responsif dan tidak ambigu.
Yang dimaksud ambigu di sini yaitu, konsultan ISO memberikan arahan yang jelas, sehingga perusahaan lancar dalam melakukan proses sertifikasi. Arahan-arahan yang dimaksud pun jangan sampai membingungkan, tapi langsung tertuju ke sasaran yang ingin dicapai.
- Rekomendasi dari klien yang sudah memakai jasanya
Klien yang sudah memakai jasa konsultan ISO biasanya merekomendasikan konsultan ISO tersebut kepada rekan-rekan bisnisnya. Sangat penting untuk mengetahui profil konsultan ISO, apalagi direkomendasikan oleh klien yang sudah memakai jasa konsultan tersebut. Atau bisa juga melihat seberapa banyak dan perusahaan mana saja yang sudah memakai jasanya.
- Mempunyai legalitas yang jelas
Konsultan ISO yang mempunyai legalitas yang jelas sudah pasti mempunyai tenaga-tenaga konsultan yang profesional dan berpengalaman. Selain itu, sudah tentu dicari oleh banyak perusahaan. Konsultan ISO yang mempunyai legalitas yang jelas mengedepankan kualitas dan pengembangan, serta peningkatan pengetahuan tenaga konsultan.
Cara Menyampaikan Kritik dengan Baik kepada Rekan Kerja
SERTIFIKAT ISO MURAH – Dalam melakukan pekerjaan, kadang kita dihadapkan dengan rekan kerja yang menyebalkan. Mulai dari salah mengerjakan, sampai ia yang mengganggu kita bekerja. Ingin menegur, tapi sungkan. Hal ini ternyata dapat menghambat produktivitas kerja kita.
Wajar memang, bila kita sekadar takut menyakiti perasaan rekan kerja, apalagi sudah seperti teman baik. Meski demikian, kita tidak bisa terus-menerus membiarkan rasa tidak enak itu. Rekan kerja yang salah dalam mengerjakan suatu hal, atau yang mengganggu kita bekerja, ia perlu dikritik.
Berikut cara menyampaikan kritik dengan baik kepada rekan kerja:
Sampaikan kritik di waktu yang tepat
Menyampaikan kritik ketika sedang bekerja memang tidak salah, hanya saja waktunya tidak tepat. Bahkan hal ini justru berdampak negatif terhadap psikologis rekan kerja Anda.
Jika Anda ingin menyampaikan kritik kepadanya, pilihlah waktu yang tepat. Jangan ketika Anda dan rekan kerja sama-sama sedang melakukan pekerjaan. Kritik bisa disampaikan ketika sedang santai, pulang kerja, atau ketika Anda dan rekan kerja sedang istirahat makan siang.
Bercermin diri
Sebelum menyampaikan kritik, cobalah bertanya kepada diri Anda. Apakah kritik yang akan Anda sampaikan dapat menjadikan rekan kerja lebih baik, atau justru malah menimbulkan pertengkaran di antara Anda dan rekan kerja. Atau kritik tersebut hanya karena Anda tidak suka melihat rekan kerja Anda berprestasi.
Gunakanlah kritik secara bijak. Jangan egois dengan kepentingan sendiri.
Memakai perumpamaan
Sebagian orang kadang merasa tidak diterima apabila mendapat kritik. Atau mungkin, cara kita menyampaikan kritik itu salah. Anda bisa memakai perumpamaan dalam menyampaikan kritik kepada rekan Anda. Bahkan perumpaamaan itu dapat dikemas menjadi sebuah cerita, sehingga kritik dapat disampaikan dengan lebih baik dan dapat dimengertii rekan kerja Anda.
Sikap bukan sifat
Ketika Anda sudah menyampaikan kritik terhadap apa yang dikerjakan, secara naluriah rekan kerja Anda akan mencoba memperbaiki sikapnya dengan lebih baik. Sikap tersebut tentu akan berpengaruh juga kepada sifat. Jadi dalam menyampaikan kritik, sebaiknya Anda mengkritik sikapnya, bukan sifat rekan kerja Anda.
Menempatkan kritik secara bijak
Kritik ditujukan kepada rekan kerja Anda, supaya ia dapat bekerja dengan lebih baik. Tapi Anda tidak perlu selalu menyampaikan kritik kepadanya, sekalipun saat ia selesai bekerja. Menempatkan kritik secara bijak adalah cara terbaik dalam menyampaikan kritik.
Sekiranya perlu, kritiklah rekan kerja Anda. Tapi ingat, kritik yang disampaikan dengan tidak baik dan tidak pada waktu yang tepat justru menimbulkan permasalahan lain, permasalahan yang sebetulnya tidak pantas dilakukan.
5 Cara Karyawan Baru Berkomunikasi dengan Pimpinan
SERTIFIKAT ISO MURAH – Kemajuan sebuah bisnis dapat dicermati dari bagaimana komunikasi pimpinan dengan karyawan. Komunikasi yang baik antara pimpinan dengan karyawan sangat penting dalam menjaga keberlangsungan bisnis. Masalah yang sering timbul pada karyawan baru adalah komunikasi yang kurang berjalan lancar. Hal ini dapat menyebabkan proses kerja perusahaan terhambat.
Cara karyawan baru berkomunikasi dengan pimpinan.
Cara berkomunikasi yang baik dan efektif bagi karyawan baru menentukan pola pemikiran pimpinan. Beberapa tips di bawah ini dapat membantu Anda berkomunikasi dengan pimpinan, ketika Anda baru saja menjadi karyawannya:
Bersiap dengan pekerjaan
Sebelum Anda datang ke tempat kerja, bersiaplah dengan pekerjaan yang diberikan oleh pimpinan Anda. Siapkan ATK atau alat-alat yang akan mendukung kerja Anda. Pimpinan tentu akan sangat senang bila Anda melakukan pekerjaan dengan baik.
Ingat, efektivitas dalam bekerja sangat menguntungkan dalam dunia bisnis. Selain itu penting untuk mengetahui bagaimana sikap pimpinan terhadap Anda selaku karyawan baru.
Bersikap santai namun serius
Sedikit kekakuan dalam berkomunikasi antara pimpinan dengan karyawan baru wajar terjadi. Presure yang lebih besar berada pada pundak karyawan baru. Rasa takut berbuat kesalahan akan mempengaruhi komunikasi dengan pimpinan. Jangan sampai kekakuan dalam berkomunikasi menyebabkan penurunan kinerja Anda.
Bagi seorang karyawan yang pertama atau masih baru, cobalah berkomunikasi dengan santai dahulu, supaya bisa dekat baik dengan rekan sesama karyawan maupun terhadap pimpinan. Tapi juga tidak lantas Anda dapat terus-menerus bersikap santai. Ada saat dimana Anda bicara dan bekerja secara serius. Santai tidak sama dengan serius, keseriusan Anda wajib dilakukan saat sedang bekerja.
Konsistensi komunikasi
Komunikasi secara intens memberikan banyak informasi untuk karyawan baru. Komunikasi secara intens juga bisa membuat hubungan Anda dengan pimpinan semakin lancar. Komunikasi yang hangat akan sangat berpengaruh terhadap kelancaran komunikasi dengan pimpinan.
Menyadari posisi pimpinan
Seiring lamanya Anda bekerja, Anda harus menyadari posisi pimpinan. Sangat buruk jika Anda memposisikan pimpinan sama dengan Anda. Beberapa waktu di luar pekerjaan, Anda bisa menganggap pimpinan adalah teman Anda. Tapi Anda perlu menyadari benar-benar, jika ia adalah pimpinan Anda saat sedang di tempat kerja. Jika tidak memposisikan pimpinan dengan bijak, berarti Anda perlu mengevaluasi kinerja Anda sebagai karyawan baru. Apakah Anda masih ingin bekerja, atau tidak dapat bekerja secara profesional.
Jujurlah terhadap pimpinan
Sikap jujur mendukung kelancaran komunikasi dengan pemimpin. Meskipun terkadang sikap jujur akan membuat pimpinan sakit hati, namun akan lebih membuatnya respek terhadap Anda.
Memang kadang diperlukan waktu untuk membuat pimpinan peduli. Salah satu caranya yaitu dengan mengatakan jujur dan apa adanya.
Semoga dengan tips di atas bisa membuat komunikasi Anda dengan pimpinan semakin baik. Sehingga dapat meningkatkan produktivitas kerja dan keberlangsungan bisnis perusahaan.