PO Wajib dalam Melakukan Pembelian?

PO (Purchase Order) adalah lembar informasi untuk pembelian barang atau jasa kepada supplier atau vendor. Prinsipnya adalah bagaimana informasi mengenai spec barang, quantity, quality, delivery time, persyaratan pembayaran dan lainnya tertuang didalam PO (Purchase Order).

Secara umum PO (Purchase Order) digunakan sebagai tools bagi Departemen, Bagian Pembelian, Purchasing, Procurement atau SCM (Supply Chain Management) dalam melanjutkan permintaan pembelian dari user atau pengguna barang. Umumnya alur proses pembelian dari user ke bagian purchasing adalah sebagai berikut:

1. User melakukan permintaan pembelian dengan mengisi lembar PR (Purchase request) kepada Purchasing
2. Purchasing menerima PR (Purchase request), melakukan verifikasi dan menyalin kedalam PO (Purchase Order).
3. PO (Purchase Order) yang sudah divalidasi oleh Manager Terkait dan Purchasing dikirim ke supplier yang terdaftar.

Saat ini dengan arus informasi yang semakin cepat dan teknologi yang semakin mendukung, PO (Purchase Order) tidak perlu digunakan. Alasannya adalah PO (Purchase Order) dapat berkontribusi terhadap waktu, birokrasi, dan “terlalu terkendali” untuk beberapa organisasi.

Konsep implementasi PO (Purchase Order) yang lebih advanced lagi ialah menggunakan pendekatan Supply Chain Management (SCM). Implements SCM (Supply Chain Management) lebih baik lagi dengan menggunakan teknologi informasi yang tepat guna. Prinsip SCM (Supply Chain Management) adalah bagaimana melakukan pembelian integrasi dengan melibatkan bagian Purchasing-Logistik-Finance.

Strategi SCM (Supply Chain Management) harus melihat ke core business organisasi tersebut, tidak semua organisasi dapat menggunakan pendekatan SCM. Typical organisasi yang dapat menggunakan pendekatan SCM adalah industri dengan mass production, industri wholeseller, Importir-Eksportir, Retailer.

Dengan SCM (Supply Chain Management), PO (Purchase Order) tidak lagi digunakan, karena hal tersebut fungsinya dapat digantikan dengan kontrak payung atau bentuk MoU lainnya. Sehingga arus pemesanan , konsistensi pengiriman, konsistensi arus penerimaan-penyimpanan-pengeluaran barang, dan konsistensi pembayaran ke supplier menjadi lebih terkendali. Terlebih lagi cost review dari mulai dari proses pemesanan hingga barang datang menjadi lebih terukur. Teknologi dapat memperkuat SCM (Supply Chain Management) pada proses :

1. Pemesanan

Integrasi pemesanan dan availability stock secara online dapat dilakukan dan monitoring dari portal system internal organisasi dan portal system supplier.

2. Pengiriman Barang

Monitoring pengiriman barang terjamin dengan adanya tracker transporter atau GPS yang mengendalikan posisi actual barang anda.

3. Penerimaan-Penyimpanan-Pengiriman Barang

Barang yang masuk warehouse secara otomatis dapat memberikan informasi stok-in-stok available dan stok -out secara terencana.

4. Pembayaran

Pembayaran oleh Finance organisasi menjadi lebih terencana sesuai dengan klausul yang disepakati di kontrak. Perencanaan Finance memberikan dampak pada pengaturan cashflow keuangan yang lebih optimal.