Tag: sistem manajemen
Menjalankan Sistem Manajemen yang Efektif dengan Good Cop versus Bad Cop
Menjalankan sistem manajemen yang efektif tidak hanya dilihat dari hasil pengukuran output saja, dan bagaimana pencapaiannya terhadap target. Tapi juga bagaimana memutuskan ketetapan untuk menjalankan sistem, serta menjadi catatan untuk ukuran efektifivitas proses sistem manajemen.
Good Cop versus Bad Cop. Istilah ini menunjukkan bahwa dalam menjalankan proses bisnis organisasi, Anda tidak perlu selamanya mengikuti SOP atau prosedur yang sudah Anda tetapkan sebelumnya. Cobalah Anda lihat relevansi SOP atau prosedur tersebut terhadap proses yang Anda jalankan, sudah efektif atau belum.
Good Cop versus Bad Cop, yaitu Anda seperti melihat:
- Departemen Produksi versus Departemen QC
- Departemen Purchasing versus Departemen Finance AP
- Departeneb Marketing versus Departemen Finance AR
- Departemen Front liner versus Departemen Operasional
- Departemen Gudang versus Departemen Pengiriman
- dll.
Contoh bagaimana mekanisme Good Cop versus Bad Cop berperan dalam efektivitas proses:
Orang Gudang: Kami sudah menyiapkan untuk pengiriman barang nomor DTR.X.1216 per tanggal 6 Juni 2016 ke pelanggan, siap dikirim.
Orang Pengiriman: Dasar Bapak mau keluar barang nomor DTR.X.1216 ini dari mana? Kami tidak pernah mengirimkan jadwal pengiriman gudang dengan nomor tersebut.
Orang Gudang : Kami terima informasi dari Sales kalau barang nomor DTR.X.1216 minta dikeluarkan untuk tanggal 6 Juni 2016.
Pentingnya Root Cause Analysis bagi Organisasi
Root Cause Analysis di dalam sebuah sistem manajemen merupakan persyaratan yang harus dilakukan oleh organisasi. Sebab masalah di organisasi selalu ada, dan itu merupakan manifestasi dari akar masalah yang muncul menjadi suatu masalah. Masalah di organisasi seringkali terlihat dan dapat dibuktikan dengan empiris, akan tetapi akar masalah menjadi sesuatu yang tidak tampak dan harus dilakukan investigasi mendalam.
Bagi organisasi yang budaya perbaikannya sudah berjalan dengan baik, mencari root cause analysis tidaklah sulit, karena hal tersebut sudah menjadi sebuah kebiasaan dan habit di masing-masing pekerja, sehingga setiap muncul suatu masalah otomatis root cause analysisnya dapat ditentukan. Bagi organisasi yang belum membudaya hal ini perlu dilakukan penekanan kepada masing-masing individu pekerja untuk budaya perbaikan.
Pentingnya root cause analysis adalah:
- Mendapatkan suatu akar masalah, sehingga tindakan pencegahan agar masalah tersebut tidak muncul kembali dapat diantisipasi.
- Mendapatkan perbaikan dan dapat dibandingkan dengan kondisi sebelum perbaikan.
- Menciptakan budaya ‘sedia payung sebelum hujan’, menilai suatu proses dari risiko dan dampaknya.
- Bermakna kompetensi untuk berlomba-lomba mencari ide perbaikan
- Menetapkan Re-Engineering proses dari sebuah proses yang tidak efektif.
Ada beberapa metode root cause analysis yang dapat dilakukan secara mandiri atau kelompok, seperti: 5 why analysis, fishbone diagram, 5W1H , QC 7 tools, 5S/5R, A3 report, QCC, mapping proses bisnis, dan lainnya. Semua metode dapat digunakan dan disesuaikan dengan kondisi organisasi.
Ukuran kesuksesan dari suatu perbaikan atas suatu masalah dapat dilihat apabila output perbaikan mencapai suatu target yang ditetapkan. Target dapat bersifat kuantitatif atau kualitatif, intinya bagaimana suatu perbaikan dapat bernilai efektif, efisien, dan dapat dijadikan suatu standar dalam proses pekerjaan.
Melakukan root cause analysis pada awalnya menjadi sulit tetapi , tetapi apabila tidak dicoba akan menjadi tambah sulit. Yang terpenting adalah menggunakan logika berfikir pada analisa akar masalah, karena metode-metode root cause analysis yang anda pakai banyak menggunakan logika berfikir. Jam terbang menjadi sebuah catatan bila anda setiap kali ada masalah melakukan root cause analysis, anda mempunyai jam terbang tinggi dan handal dalam analisa suatu masalah.
Penilaian Risiko Keamanan Rantai Pasokan, ISO 28000
Penilaian risiko pada Sistem Manajemen Keamanan Rantai Pasokan menjadi mandatory yang harus dilakukan oleh organisasi. Pendekatan penilaian risiko mengikuti proses yang terlibat didalam rantai pasokan dan ruang lingkup organisasi tersebut.
Prinsip yang harus anda lakukan dalam penilaian risiko keamanan rantai pasokan adalah:
Mengerti kerangka titik kritis pada proses yang berpotensi mempunyai risiko dan ancaman.
Melakukan investigasi apa dan siapa yang dapat mengancam proses rantai pasokan anda.
Identifikasi kerentanan dan kelemahan proses rantai pasokan anda.
Melakukan analisa dari konsekuensi risiko keamanan dan ancaman terhadap keberlangsungan bisnis anda.
Pengendalian dengan simulasi tanggap darurat dari mitigasi risiko tersebut.
Menganalisa ancaman terhadap keamanan informasi pada proses rantai pasokan anda.
Dalam melakukan penilaian risiko keamanan informasi tidaklah mudah, karena anda membutuhkan pandangan dari berbagai aspek dan keahlian dari pengalaman di departement perusahaan anda. Sehingga tidak hanya bagian Operational saja, tetapi juga bagian SCM, bagian HR, bagian IT, dan lainnya harus memberikan identifikasi penilaian risiko rantai pasokan anda.
Sistem informasi menadi perhatian khusus ketika anda melakukan penilaian risiko rantai pasokan. Kehilangan informasi atau informasi anda hilang dapat menyebabkan ketidakseimbangan dan ancaman terhadap keberlangsungan bisnis anda. Sehingga mekanisme sistem keamanan informasi pun harus anda terapkan, seperti:
Menetapkan objective sistem keamanan informasi yang terkait dengan rantai pasokan.
Identifikasi ancaman informasi rantai pasokan
Dan melakukan mitigasi risiko
Mengenal ISO 28000, Supply Chain Security Management System
Supply Chain Security Management System (SCSMS) adalah sistem manajemen untuk keamanan rantai pasokan berstandard internasional. Sistem ini diatur di dalam ISO 28000, standard yang merupakan seri dari ISO yang dikembangkan oleh ISO/TC 8 Ship and Marine Technology. Latar belakang pengembangan standard ini adalah:
- Pengendalian terhadap Isu Terorisme
- Pengendalian terhadap Pembajakan (hijacked)
- Pengendalian terhadap Penyelundupan
- Pengendalian terhadap Perampokan barang
Tujuan dari pengembangan sistem ISO 28000:2007 yaitu ntuk meningkatkan kesadaran terhadap pengendalian risiko rantai pasokan. Juga bagaimana memenuhi standard dan peraturan regulasi terkait dengan rantai pasokan.
Penataan penerapan prinsip sistem manajemen keamanan rantai pasokan secara komprehensif dapat diintegrasikan dengan sistem manajemen lainnya seperti ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 27001, dan lainnya. Sehingga peran ISO 28000 SCSMS menjadi core value bagi industri rantai pasokan dengan pendekatan proses yang berbasis risiko.
Persyaratan ISO 28000:2007 , strukturnya adalah :
4.1. General Requirements
4.2. Security Management Policy
4.3. Security Risk and Planning
4.4. Implementation and Operation
4.5. Checking and Corrective Action
4.6. Management Review and Continual Improvement
Keuntungan dari penerapan ISO 28000, beberapa diantaranya adalah :
- Pemenuhan peraturan regulasi seperti :
- C-TPAT | Customs-Trade Partnership Againts Terorism milk America Serikat
- Secure Trade Partnership (STP) milik Singapore
- Transport Asset Protection Association(TAPA) merupakan asosiasi terhadap keamanan rantai pasokan
- Dan juga peraturan pemerintah didalam rantai pasokan dan logistik
ISO 28000 menjadi persyaratan administratif bagaimana komitmen organisasi yang terlibat di dalam rantai pasokan menjalankan bisnisnya dengan aman, terukur waktunya, pencapain konsistensi mutu produk barang pasokannya, dan memenuhi peraturan regulasi pemerintah.