3 Langkah Jitu Menyelesaikan Masalah

Salah satu klausul dalam ISO 9001 versi baru atau ISO 9001: 2015 menyebutkan tentang Konteks Organisasi. Klausul ini sungguh luar biasa. Organisasi menjadi lebih peduli terhadap sumber daya dan setiap masalah yang muncul. Namun tahukah Anda, bahwa menyelesaikan masalah tidak semudah menandatangani suatu dokumen?

Menyelesaikan masalah memang tidak semudah menandatangani suatu dokumen, sekalipun dokumen itu benar-benar telah kita pelajari. Tak jarang juga sebagian organisasi menyelesaikan masalah yang kerap berulang, atau masalah yang itu-itu saja. Padahal apabila organisasi mengidentifikasi isu-isu yang benar-benar mendasar, yang menyebabkan satu masalah terjadi, organisasi akan memperoleh keuntungan sebagai berikut:

Dapat menghemat tenaga dan sumber daya yang digunakan untuk menyelesaikan semua masalah di permukaan dengan membereskan akar masalahnya.
Menciptakan perbaikan yang sustainable di organisasi.
Setelah isu yang benar-benar mendasar diidentifikasi, selanjutnya yaitu penyelesaian masalah. Berikut 3 langkah jitu menyelesaikan masalah:

1) Fokuslah pada isu negatif yang menjadi akar masalah

Hanya dengan menghilangkan gejala (simptom), kadang-kadang organisasi sudah merasa menyelesaikan masalah, sementara akar masalahnya malah tidak tersentuh. Kemudian masalah yang sama pun muncul dan muncul lagi. Jika organisasi memiliki masalah terhadap kualitas produk, maka tidak cukup hanya dengan mengeceknya saja. Cobalah menganalisa mengapa masalah itu terjadi, terus gali hingga inti (akar masalah) penyebab masalah kualitas produk berhasil ditemukan.

2) Eliminasi semua akar permasalahan

Jika suatu problem terjadi karena disebabkan oleh beberapa masalah, pastikan semua akar permasalahan dieliminasi. Kalau kita hanya menghilangkan satu akar masalah saja—dari suatu permasalahan yang memiliki penyebab ganda—jangan harap problem tersebut dapat Anda singkirkan. Akar-akar masalah yang lain justru kembali ‘membuat masalah’, bahkan memodifikasi masalah menjadi bentuk baru yang dapat diidentifikasi sebagai problem yang berbeda. Dalam aktivitas root cause analysis, kita harus mengidentifikasi semua akar masalah dan mengembangkan rencana. Aktivitas tersebut dilakukan untuk menghilangkan semua akar permasalahan, serta untuk memastikan masalah yang sama tidak akan pernah muncul lagi.

3) Selalu lakukan audit (cek ulang secara berkala)

Jika sebuah permasalahan sudah dianggap terjawab dan terselesaikan, organisasi sangat disarankan untuk melakukan assessment atas resolusi secara periodik, serta memastikan bahwa permasalahan telah benar-benar diselesaikan dengan baik. Evaluasi hasil—yang dilakukan setelah program pemecahan masalah selesai—juga sebaiknya dilakukan. Evaluasi ini bertujuan untuk mengetahui segala hal yang telah dilakukan dengan baik akan mendatangkan efektivitas. Dengan melakukan aksi problem-solving secara cermat, organisasi akan dapat meningkatkan profitabilitas secara konsisten dan menciptakan lebih banyak output dengan sumber daya yang lebih sedikit. Problem-solving sangat penting dilakukan secara efektif, setiap waktu!