Tag: ISO 15189
Vaksin Palsu, Bukti Kurangnya Pengendalian Internal Organisasi
Kasus vaksin palsu yang marak terjadi di Indonesia jika dilihat dari kacamata sistem tentu ada yang salah dengan sistem tersebut. Kalau dicermati ada beberapa titik proses yang menjadi perhatian pada masalah ini, yaitu:
- proses seleksi supplier
- proses pembelian
- proses kebijakan pembelian
- proses evaluasi supplier
- proses penetapan harga pembelian
- proses internal audit
- proses pembiaran
Ketika tidak ada atau tidak dilakukan pengendalian terhadap proses-proses di atas, boleh dikatakan Anda gagal menerapkan sistem pada pembelian dan supplier Anda. Mengapa?
Harga memang menjadi perhatian khusus terkait dengan pembelian material dari supplier. Manajemen rumah sakit saat itu mungkin tidak terlalu memberi perhatian khusus pada mutu vaksin yang dipasok dari supplier. Supplier yang memberikan harga termurah dengan sistem pembayaran yang lunak menjadi pilihan. Naif bila kita mencermati ke arah sana, dimana sama-sama kita ketahui bahwa vaksin adalah material yang dibutuhkan oleh bayi untuk kekebalan tubuhnya.
Ironis, memang. Ketika sebuah rumah sakit dengan visi misi menjalankan bisnis yang tidak hanya aspek komersil yang menjadi sorotan utama, tapi bagaimana penyediaan pelayanan yang terbaik untuk pasiennya. Lalu terungkaplah kasus vaksin palsu yang bahkan dijual di beberapa rumah sakit ternama. Dompet aman tapi nyawa sebagai taruhannya.
Terlepas dari hukum yang diterima oleh rumah sakit-rumah sakit yang memberikan vaksin palsu, masyarakat perlu belajar dari masalah tersebut, yaitu soal kurangnya pengendalian internal.
APA ITU PENGENDALIAN INTERNAL?
Pengendalian internal adalah sistem manajemen yang digunakan untuk melihat sejauh mana efektivitas dan pengawasan terhadap ketidaksesuaian dalam mencari peluang perbaikan. Pengendalian internal yang dimaksud adalah tidak adanya sistem internal audit, atau pengawasan pada sistem organisasi atau perusahaan. Hal itupun tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak ada komitmen yang baik dari dari masing-masing manajemen.
Sudah seharusnya rumah sakit bertujuan untuk memberikan pelayanan dengan mutu terbaik dan memberikan manfaat yang banyak bagi masyarakat. Bukan hanya sebagai bisnis, apalagi jualan vaksin palsu.
RACI, Resep Jadul untuk Merapikan Organisasi
RACI atau orang mengenalnya sebagai Responsible, Accountable, Consulted, and Informed adalah alat untuk menata bagaimana suatu pekerjaan dilakukan dengan kejelasan siapa yang bertanggungjawab, siapa yang memiliki wewenang, siapa yang diajak diskusi dan siapa yang hanya diberikan informasi. RACI sudah banyak dikenal dan diterapkan oleh organisasi yang tidak memiliki struktur komunikasi yang jelas dalam menjalankan sebuah proses. Tapi tidak semua organisasi yang memiliki masalah pada struktur komunikasi dapat dipecahkan dengan RACI.
Resep jadul ini sudah banyak menyelesaikan masalah di organisasi. Mulai dari ketidakjelasan tatanan komunikasi pekerjaan, struktur yang tidak jelas, pengukuran proses yang tidak tepat dan penyelesaian atas pekerjaan yang tidak sesuai dengan tujuan. Poin dari memakai RACI adalah dengan menentukan suatu gejala pada proses yang dianggap perlu perbaikan, seperti:
Dari diagnosa umum di atas, maka yang sebaiknya organisasi respons yaitu dengan mengambil tindakan bagaimana pengaturan seperti komunikasi, aturan pekerjaan, delegasi pekerjaan, pengaturan struktur harus dibenahi. Pembiaran terhadap masalah ini menjadikan output proses pekerjaan tidak optimal, pengukuran terhadap proses dan prestasi seseorang menjadi tidak terukur.
Ada empat tipe penamaan orang di organisasi:
Setiap orang:
Seseorang:
Siapa saja:
dan tak seorang pun:
?
Ada pekerjaan penting yang harus selesai dan setiap orang ditanya untuk mengerjakannya. Setiap orang yakin seseorang akan melakukannya. Siapa saja dapat menyelesaikannya, tapi tak seorang pun ? menyelesaikannya. Seseorang dapat marah terhadap hal itu, karena hal tersebut adalah pekerjaan setiap orang . Setiap orang berpikir siapa saja dapat mengerjakannya, tapi tak seorang pun ? menyadari bahwa setiap orang tidak akan dapat mengerjakannya. Hal tersebut diakhiri dengan setiap orang menyalahkan seseorang ketika tak seorang pun ? menyelesaikan apa yang telah dikerjakan oleh siapa saja .
Begitu ruwetnya organisasi tersebut, perlu re-engineering proses dan pembenahan alur komunikasi pekerjanya.
RACI dalam banyak teori mendasari bahwa keseimbangan dalam struktur, load pekerjaan, pembagian tugas, dan pembagian delegasi menjadi penting untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Hal ini adalah salah satu alasan mengapa banyak organisasi menggunakan RACI.
Ada banyak manfaat yang dapat diperoleh organisasi dari penerapan sistem kerja RACI. Beberapa diantaranya, yaitu:
Workload Analysis
Overload pekerjaan antara individu dengan departemennya dapat diidentifikasi dengan cepat.
Re-Organization
Memastikan kunci fungsi dan proses tidak terabaikan.
Employee Turnover
Menyediakan pendatang baru untuk segera mengidentifikasi dirinya terhadap peran dan tanggungjawab dan juga partisipasi tugas lintas fungsi.
Conflict Resolution
Menyediakan sebuah forum untuk berdiskusi dan menyelesaikan konflik antardepartemen, sehingga memperbaiki komunikasi dan cara kerja tim.
Pengaruh Tulisan dalam Sistem Manajemen
“Tulis apa yang kamu kerjakan dan kerjakan apa yang kamu tulis.” menjadi jargon ISO sejak sistem itu diterbitkan. Sistem Manajemen ISO mempunyai pandangan bahwa sistem manajemen haruslah ada bukti evidence dalam bentuk tertulis. Tulisan tersebut menjadi referensi di dalam pekerjaan aktivitas.
Kita mengenal bentuk tulisan yang menjadi referensi sistem manajemen seperti manual,SOP atau Prosedur, Instruksi Kerja, dan rekaman. Hal tersebut terdapat di dalam sistem manajemen pada tiap-tiap organisasi. Namun, apakah jargon “Tulis apa yang kamu kerjakan dan kerjakan apa yang kamu tulis.” tetap relevan di dalam sistem manajemen saat ini?
Tulisan menjadi penting di dalam sistem manajemen. Tapi jika dilihat dari perkembangan sistem manajemen, saat ini tulisan tidak dibatasi pada bentuk dokumen tertulis . Sejauh informasi menjadi acuan di dalam pekerjaan, maka dapat disebut sebagai dokumen informasi.
Dokumen informasi tidak terbatas pada tulisan saja, juga dapat berupa gambar, grafik, rekaman video, maupun software aplikasi yang menjadi dokumen informasi untuk acuan kerja. Hal ini yang menjadikan sistem manajemen ISO menjadi lebih luwes dan melihat efektivitas documen informasi tersebut menjadi referensi kerja.
Sistem Manajemen ISO yang sudah mengadopsi persyaratan dokumen informasi, seperti ISO 27001:2013, 9001:2015, 14001:2015. Tahun-tahun mendatang trend sistem manajemen ISO akan mempersyaratkan dokumen informasi ke dalam persyaratan sistem.
Oleh karena keluwesan dokumen informasi, maka bagi informasi harus membuat batasan dokumen informasi apa saja yang dapat menjadi referensi kerja. Dengan batasan inilah menjadi dasar penerapan sistem manajemen serta pelaksanaan audit, baik audit internal dan audit eksternal.
Pasca-Pemeriksaan ISO 15189: 2012
Persyaratan pasca pemeriksaaan atau post examination menjadi mandatory di sistem management laboratorium medis ISO 15189 :2012 untuk diimplementasi. Hal yang menarik dari persyaratan pasca pemeriksaan adalah bagaimana jaminan hasil uji sampel specimen diberikan dari provider laboratorium medis kepada user secara objektif dari berbagai sudut pandang.
Sampel specimen anda sebelum dilaporkan hasilnya melalui serangkaian validasi penjaminan keluaran hasil uji berupa:
a. Kajian Hasil (Review Result)
Merupakan proses pengkajian hasil uji specimen dibandingkan dengan standar yang digunakan. Bagaimana hasil uji specimen dilakukan oleh personil yang kompeten sebelum dilaporkan. Tanggung jawab personil tersebut memastikan bahwa tidak ada proses yang terlewat dari pengujian specimen.
Pathologist memberikan opini terhadap hasil uji specimen berdasarkan standar, knowledge dan pengalamannya secara objektif menilai keluaran hasil uji specimen. Materi data untuk pengkajian dapat menggunakan data langsung hasil uji specimen atau juga secara elektronik, seperti foto, gambar, yang jelas sehingga ada petunjuk pembeda dari spesimen standar.
b. Penyimpanan, Masa Simpan dan Pembuangan Spesimen Klinis
Laboratorium Medis harus menetapkan prosedur dalam identifikasi, index, akses terhadap penyimpanan spesimen klinis. Laboratorium Medis menetapakan personal yang bertanggung jawab dan memiliki mekanisme monitoring terhadap penyimpanan sampel klinis tersebut.
Masa simpan sampel klinis ditentukan dengan pertimbangan terhadap semisal uji ulang, sampel contoh, arsip. Masa simpan harus diberikan info kepada pathologist dalam rangka penggunan lebih lanjut terhadap spesimen klinis tersebut.
Pembuangan spesimen klinis mengikuti aturan main dan regulasi setempat, fasilitas pembuangan sampel klinis ditetapkan sebagai pemenuhan praktek laboratorium yang baik. Penunjukan pihak ketiga dalam mengelola pembuangan sampel klinis diperkenankan selama validitas pihak ketiga tersebut dapat dibuktikan.
Adalah tanggung jawab bersama tidak hanya Laboratorium medis untuk mengelola pasca pemeriksaan , tetapi komunitas dan pemerintah dalam menetapkan regulasi pengaturan pembuangan spesimen klinis harus disupport dengan baik.
Pra-Pemeriksaan pada ISO 15189 Laboratorium Medis
Bagaimana persyaratan ISO 15189 di dalam pre-examination atau pra-pemeriksaan pada laboratorium medis mengatur?
Mengacu kepada siklus pemeriksaan laboratorium medis bahwa pra-pemeriksaan adalah rangkaian proses pemeriksaan pasien untuk memastikan status sampel atau spesimen pasien terhadap suatu standar atau kriteria.
Pra-pemeriksaan adalah persyaratan teknis yang wajib dipenuhi oleh organisasi laboratorium medis di dalam operasi bisnisnya. Pra-pemeriksaan pasien atau user (mengganti istilah pelanggan di dalam laboratorium medis) memastikan bahwa informasi yang dibutuhkan sebelum pemeriksaan harus jelas, dikonfirmasi dan dapat dipertanggungjawabkan.
Beberapa persyaratan Pra-pemeriksaan adalah sebagai berikut:
Informasi kepada pasien atau user
Clinician mengumpulkan informasi seputar pasien terkait spesimen sampel yang akan diambil dari tubuhnya. Ada prosedur tertulis untuk mengenai hal ini, sehingga memastikan dan memberikan jaminan bahwa sampel dari pasien digunakan untuk pemeriksaan dan bukan untuk hal yang tidak terkait di dalam pemeriksaaan.
Permintaan Pemeriksaan
Clinician harus mampu menjelaskan prosedur terkait pemeriksaan yang dapat berdampak positif kepada pasien. Bila perlu jaminan atas spesimen sampel clinicial dapat memberikan informasi concern yang dengannya menjadikan pasien sadar dan bertanggungjawab atas spesimen yang diberikannya.
Pengambilan dan Penanganan Sampel
Identitas sampel harus jelas dan dapat tertelusur. Bila perlu identitas sampel adalah unik, sehingga mengurangi potensi duplikasi atau overlap ID sampel. Laboratorium medis harus menetapkan standar proses di dalam penanganan sampel bagaimana pengemasan sampel, sealing sampel, dan pengaminan sampel lainnya.
Transportasi Sampel
Laboratorium Medis menetapkan metode transportasi sampel mulai dari pengambilan sampel untuk sampai ke tempat pemeriksaan klinis. Memastikan barang dalam keadaan utuh dan sesuai.
Penerimaan Sampel
Penerimaan sampel dil aboratorium medis harus jelas identifikasinya, karena pihak petugas laboratorium harus verifikasi informasi di sampel.
Informasi lebih lanjut mengenai ISO 15189, bisa Anda baca di sini.