Tag: iso
IATF 16949:2016, Standar Manajemen Mutu Otomotif Terbaru
Standar Sistem Manajemen Mutu Otomotif ISO/TS 16949:2009 sudah berganti nama menjadi IATF 16949:2016. Sejak Oktober 2016, IATF (International Automotive Task Force) membuat keputusan bahwa standar otomotif internasional kini beralih ke IATF 16949:2016. Standar ini berlaku bagi industri otomotif dan vendor terkait dengan lingkup tier 1, tier 2 sampai batas yang ditentukan di dalam scope.
Pendekatan IATF 16949:2016 secara struktur mirip dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015. Lihat gambar berikut ini:
Beberapa alasan mengapa ISO/TS 16949 direvisi adalah:
- penekanan terhadap integritas supply chain terhadap informasi agar lebih efektif
- bisnis dengan kearifan lokal, di mana tidak hanya customer driven , tetapi juga bagaimana pihak yang berkepentingan (stakeholders) dipandang sebagai driven untuk menjalankan sustainability bisnis.
- organisasi menghadapi era di mana ketidakpastian menjadi sebuah tantangan, dengan demikian risk-based thinking atau menjalankan operasi bisnis dengan berbasis risiko menjadi acuan di dalam menjalankan bisnis.
- penekanan leadership di tiap lini operasi industri otomotif dan terkait menjadi lebih terukur.
Dengan demikian IATF 16949:2016 menyadari betul, bahwa bisnis saat ini dan ke depan tantangannya selain menjalankan operasi bisnis dengan risk-based thinking, juga bagaimana strategi operasi di dalam kancah bisnis menjadi landasan. Dengan kata lain aspek dokumentasi IATF 16949:2016 tidak menjadi kaku dan bisa disesuaikan pada konteksnya.
Manfaat penerapan IATF 16949:2016 yang efektif adalah:
- mendapatkan pengakuan dari regulator, utamanya bagaimana organisasi memenuhi aspek regulasi di dalam industri otomotif dan terkait.
- memproduksi atau menghasilkan produk yang lebih aman dan handal.
- tentu saja memenuhi harapan pelanggan.
- memperbaiki proses dan pendokumentasian
Respon organisasi yang ingin mengacu kepada standar IATF 16949:2016 , bila organisasi tersebut sudah implementasi ISO/TS 16949:2016 maka langkah untuk upgrading adalah :
- mengikuti training awareness pengenalan terhadap IATF 16949:2016.
- melakukan gap analysis terhadap pemenuhan persyaratan IATF 16949:2016
- membuat atau menentukan struktur pendokumentasian IATF 16949:2016.
- menetapkan konteks oganisasi dan sistem manajemen berbasis risiko.
- melakukan internal audit dan management review
- mempersiapkan evidence berdasarkan data pemenuhan IATF 16949:2016.
Bagi organisasi yang baru menerapkan IATF 16949:2016 , maka rekomendasinya adalah tetep memenuhi persyaratan baru standar IATF 16949:2016 dengan ‘style’ ISO/ TS 16949:2009 karena hal tersebut adalah penanaman basis dasar-dasar sistem manajemen otomotif.
Tiimeline untuk uprading dan memenuhi persyaratan IATF 16949:2016 adalah :
Sertifikat ISO 9001 Membantu Perusahaan Menghadapi Tantangan Global
Banyak pengguna ISO senang bentuk ISO 9001 yang sekarang. Revisi ISO 9001:2008 menjadi ISO 9001:2015 merupakan respon terhadap perubahan besar dalam teknologi, keragaman bisnis dan perdagangan global dalam 15 tahun, yaitu sejak ISO 9001: 2000. Sertifikat ISO 9001 membantu perusahaan menghadapi tantangan global.
ISO 9001: 2015 mengakui peningkatan keunggulan sektor jasa dan kebutuhan untuk manajemen mutu. Hal ini juga menggambarkan penyelarasan dan integrasi sistem manajemen mutu yang lebih besar dengan bisnis dan arah organisasi yang strategis, dan membuatnya lebih mudah untuk mengadopsi beberapa standard manajemen bisnis ISO seperti ISO 14001, OHSAS 18001, dan sistem manajemen lainnya.
ISO 9001: 2015 membantu perusahaan dalam melakukan perbaikan berkelanjutan. Kesempatan bagi organisasi untuk menyelaraskan arah strategis dengan sertifikat ISO 9001. Sistem manajemen mutu ISO 9001: 2015 juga dapat digunakan untuk membantu meningkatkan dan memantau kinerja organisasi.
Struktur level ISO 9001:2015 yang lebih tinggi. Mudah diintegrasi dengan standar sistem manajemen lain, dengan pentingnya peningkatan yang diberikan untuk risiko. Berdasarkan Annex SL – struktur level tinggi terbaru. Ini adalah kerangka kerja umum untuk semua sistem manajemen ISO dan membantu untuk menjaga konsistensi, menyelaraskan standar dengan sistem manajemen yang berbeda, menawarkan pencocokkan sub-klausul dan menerapkan bahasa umum di semua standar.
Ada beberapa syarat yang harus dipenuhi terlebih dahulu, sebelum mendapat sertifikat ISO 9001. Salah satunya yaitu mencakup beberapa elemen kunci baru yang perlu dipertimbangkan ketika menerapkan standard ISO 9001:2015. Ada klausul Konteks Organisasi yang lebih dekat dengan perkembangan model industri saat ini. Beberapa bisnis sudah mewajibkan perusahaan memiliki sertifikat ISO 9001. Dan salah satu manfaat yang didapat dari lulus sertifikasi ISO 9001, yaitu perusahaan mampu memahami pihak-pihak berkepentingan (interested parties).
Hubungi kami, PT. Manajemen Sertifikasi Indonesia, apabila perusahaan Anda ingin upgrade dari versi lama ke versi baru, yaitu ISO 9001:2015. Karena bisnis saat ini tidak lagi hanya melihat tentang syarat dan kepuasan pelanggan, tetapi secara keseluruhan. Sertifikat ISO 9001 membantu perusahaan menghadapi tantangan global.
RACI, Resep Jadul untuk Merapikan Organisasi
RACI atau orang mengenalnya sebagai Responsible, Accountable, Consulted, and Informed adalah alat untuk menata bagaimana suatu pekerjaan dilakukan dengan kejelasan siapa yang bertanggungjawab, siapa yang memiliki wewenang, siapa yang diajak diskusi dan siapa yang hanya diberikan informasi. RACI sudah banyak dikenal dan diterapkan oleh organisasi yang tidak memiliki struktur komunikasi yang jelas dalam menjalankan sebuah proses. Tapi tidak semua organisasi yang memiliki masalah pada struktur komunikasi dapat dipecahkan dengan RACI.
Resep jadul ini sudah banyak menyelesaikan masalah di organisasi. Mulai dari ketidakjelasan tatanan komunikasi pekerjaan, struktur yang tidak jelas, pengukuran proses yang tidak tepat dan penyelesaian atas pekerjaan yang tidak sesuai dengan tujuan. Poin dari memakai RACI adalah dengan menentukan suatu gejala pada proses yang dianggap perlu perbaikan, seperti:
Dari diagnosa umum di atas, maka yang sebaiknya organisasi respons yaitu dengan mengambil tindakan bagaimana pengaturan seperti komunikasi, aturan pekerjaan, delegasi pekerjaan, pengaturan struktur harus dibenahi. Pembiaran terhadap masalah ini menjadikan output proses pekerjaan tidak optimal, pengukuran terhadap proses dan prestasi seseorang menjadi tidak terukur.
Ada empat tipe penamaan orang di organisasi:
Setiap orang:
Seseorang:
Siapa saja:
dan tak seorang pun:
?
Ada pekerjaan penting yang harus selesai dan setiap orang ditanya untuk mengerjakannya. Setiap orang yakin seseorang akan melakukannya. Siapa saja dapat menyelesaikannya, tapi tak seorang pun ? menyelesaikannya. Seseorang dapat marah terhadap hal itu, karena hal tersebut adalah pekerjaan setiap orang . Setiap orang berpikir siapa saja dapat mengerjakannya, tapi tak seorang pun ? menyadari bahwa setiap orang tidak akan dapat mengerjakannya. Hal tersebut diakhiri dengan setiap orang menyalahkan seseorang ketika tak seorang pun ? menyelesaikan apa yang telah dikerjakan oleh siapa saja .
Begitu ruwetnya organisasi tersebut, perlu re-engineering proses dan pembenahan alur komunikasi pekerjanya.
RACI dalam banyak teori mendasari bahwa keseimbangan dalam struktur, load pekerjaan, pembagian tugas, dan pembagian delegasi menjadi penting untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Hal ini adalah salah satu alasan mengapa banyak organisasi menggunakan RACI.
Ada banyak manfaat yang dapat diperoleh organisasi dari penerapan sistem kerja RACI. Beberapa diantaranya, yaitu:
Workload Analysis
Overload pekerjaan antara individu dengan departemennya dapat diidentifikasi dengan cepat.
Re-Organization
Memastikan kunci fungsi dan proses tidak terabaikan.
Employee Turnover
Menyediakan pendatang baru untuk segera mengidentifikasi dirinya terhadap peran dan tanggungjawab dan juga partisipasi tugas lintas fungsi.
Conflict Resolution
Menyediakan sebuah forum untuk berdiskusi dan menyelesaikan konflik antardepartemen, sehingga memperbaiki komunikasi dan cara kerja tim.
Customer Service Excellence Hanya Teori
Customer Anda adalah raja? Customer Anda yang memberikanrevenue? Customer Anda yang menikmati produk atau servis? Bagaimana Anda dinilai oleh customer? Bagaimana repeat order dari customer Anda? Hubungan Anda dengan customer memberikan dinamika bahwa tidak sekedar bisnis yang Anda lakukan, tetapi bagaimana nilai yang Anda berikan juga memberikan nilai yang dinikmati oleh customer Anda.
Tahukah Anda, bahwa menilai sejauh apa tingkat customer service excellence Anda adalah teori. Karena definisi dari excellence itu sendiri tidak baku dan bagaimana organisasi tersebut mendefinisikan pengalaman itu sendiri. Oleh karena tiap organisasi memiliki karakteristik proses bisnis yang berbeda-beda dan tipe service terhadap produk atau jasanya yang berbeda-beda, maka perlu lebih eksplisit dalam mendefinisikan service excellence.
Pilar customer service excellence banyak teorinya, tapi paling tidak ada beberapa poin yang wajib kita ketahui, antara lain:
Customer Insight
Segmentasi customer menjadi tolok ukur bagaimana membuat pembatasan pada ekspetasi Anda terhadap customer.
Bayangkan, Anda sebagai pengusaha laundry yang berada di mall buka dari pukul 10 hingga pukul 21. Suatu ketika datang customer untuk mencuci pakaian di tempat Anda, lantas apa yang akan Anda lakukan? Tetap membuka outlet laundry, atau Anda akan bilang ‘sudah malam, besok saja datang lagi’. Apakah pertanyaan tersebut pantas dilontarkan kepada customer loyal Anda? Lalu bagaimana dengan customer non-loyal Anda?
Pilihan untuk mengelola customer excellence Anda ada di tangan Anda sendiri. Tidak ada yang benar dan tidak ada yang salah, hanya bagaimana Anda memandang customer dari perspektif pelayanan prima.
Budaya Organisasi
Jelas customer menjadi core di dalam customer service excellence. Menyoal personil di dalam organisasi yang bersentuhan dengan customer juga menjadi core, tergantung bagaimana melihat dari sudut pandang yang berbeda.
Di dalam pengukuran customer service excellence perlu dilihat:
- segmen customer
- pemenuhan kebutuhan customer
- sejauh apa nilai produk dan service Anda diterima oleh customer
- bagaimana dengan penilaian dan evaluasi kepuasan customer
Melihat sisi customer tidaklah mudah, perlu perencanaan yang matang dalam menilai customer service excellence.
Informasi dan Akses
Akses informasi terhadap layanan Anda menjadi penting bila produk dan service Anda ingin dikenal. Apa yang ingin dikenal dari produk dan service Anda? Mutu, harga, brand, pelayanan, pengiriman, atau produk dan service lainnya?
Jaminan mutu dan konsistensi atas produk dan service yang Anda tawarkan kepada customer menjadi penilaian dari customer, apakah produk dan service Anda layak disebut excellence atau tidak.
Timeline dan Mutu Pelayanan
Bisnis saat ini menawarkan produk dan service yang berpacu dengan waktu. Semakin cepat dan efisien pelayanan pada produk dan service Anda, semakin Anda menang dalam kancah mendapatkan service excellence. Tidak hanya standar waktu, standar kerja, standar personil, standar tempat, standar proses yang menjadi kesatuan di dalam pelayanan prima terhadap customer. Ukurlah persepsi customer Anda terhadap produk dan service Anda. Setelah itu lakukan evaluasi, sejauh apa persepsi tersebut mampu menjadikan inputan yang konstruktif bagi organisasi Anda.
Menjalankan Sistem Manajemen yang Efektif dengan Good Cop versus Bad Cop
Menjalankan sistem manajemen yang efektif tidak hanya dilihat dari hasil pengukuran output saja, dan bagaimana pencapaiannya terhadap target. Tapi juga bagaimana memutuskan ketetapan untuk menjalankan sistem, serta menjadi catatan untuk ukuran efektifivitas proses sistem manajemen.
Good Cop versus Bad Cop. Istilah ini menunjukkan bahwa dalam menjalankan proses bisnis organisasi, Anda tidak perlu selamanya mengikuti SOP atau prosedur yang sudah Anda tetapkan sebelumnya. Cobalah Anda lihat relevansi SOP atau prosedur tersebut terhadap proses yang Anda jalankan, sudah efektif atau belum.
Good Cop versus Bad Cop, yaitu Anda seperti melihat:
- Departemen Produksi versus Departemen QC
- Departemen Purchasing versus Departemen Finance AP
- Departeneb Marketing versus Departemen Finance AR
- Departemen Front liner versus Departemen Operasional
- Departemen Gudang versus Departemen Pengiriman
- dll.
Contoh bagaimana mekanisme Good Cop versus Bad Cop berperan dalam efektivitas proses:
Orang Gudang: Kami sudah menyiapkan untuk pengiriman barang nomor DTR.X.1216 per tanggal 6 Juni 2016 ke pelanggan, siap dikirim.
Orang Pengiriman: Dasar Bapak mau keluar barang nomor DTR.X.1216 ini dari mana? Kami tidak pernah mengirimkan jadwal pengiriman gudang dengan nomor tersebut.
Orang Gudang : Kami terima informasi dari Sales kalau barang nomor DTR.X.1216 minta dikeluarkan untuk tanggal 6 Juni 2016.