Efisiensi dengan Peta Proses Bisnis
Bagaimana peta proses bisnis melakukan sebuah efisiensi di dalam bisnis organisasi?
Efisiensi adalah ketepatan di dalam menjalankan sesuatu dengan sumber daya yang ada atau dengan kata lain efisiensi itu adalah sesuatu yang ‘pas’ di konteks tertentu. Organisasi saat ini dihadapkan dengan ketidakpastian bisnis dan risiko didalam menjalankan bisnisnya. Hal tersebut yang dapat berdampak kepada profit atau revenue organisasi atau untuk organisasi non-profit hal tersebut akan berdampak pada return atau timbal balik dari operasi organisasinya.
Efisiensi adalah sesuatu yang ‘pas’, pas penggunaan sumber daya pada konteks proses tertentu.
Rumus dasar profit adalah:
PROFIT = JUMLAH PENDAPATAN – JUMLAH BIAYA
Bila anda ingin mendapatkan profit yang lebih besar maka anda tinggal menaikan jumlah pendapatan dan mengurangi jumlah biaya, bagaimana dengan jumlah pendapatan anda yang tetap tetapi anda ingin tetap dapat profit. Jawabannya adalah efisiensi pada pos-pos yang memiliki jumlah biaya yang signifikan. Bila anda menggunakan istilah cost down itu sama halnya anda melakukan upaya pemangkasan biaya-biaya yang ada diproses, dan itu membuat anda terlihat ‘pelit’, tetapi istilah efisiensi adalah bagaimana proses yang tetap optimal dengan sumber daya yang cukup.
Rekayasa proses adalah yang memungkinkan dipilih dibandingkan dengan pembiayaan terhadap perubahan design infrastruktur atau penambahan pekerja. Karena masing-masing mempunyai tingkat pembiayaan yang relatif besar dibanding dengan rekayasa proses.
Bandingkan antara proses sebelum efisiensi dengan sesudah rekayasa proses:
sebelum rekayasa proses layanan medical check-up
sesudah rekayasa proses layanan medica check-up
Ada konsekuensi memang terhadap rekayasa proses, pendekatan IT menggunakan peta proses bisnis juga menimbulkan biaya, akan tetapi bila diagonalisa benefit vs cost jauh lebih tears manfaat apalagi anda adalah organisasi yang berorientasi pada kinerja pelayanan.
Mengelola IT Service Management dengan Baik
Pernahkah Anda mengeluh terhadap penyedia layanan internet Anda? Bagaimana cara penyedia layanan internet menangani masalah Anda? Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki ketika terjadi gangguan? Lalu adakah hubungannya dengan masalah servis dan sarana? Apa yang mereka lakukan dalam menanggapi masalah anda? Bagaimana dengan layanan lainnya?
Bagi user service dari perusahaan berbasis IT Service Management (ITSM), menginginkan pelayanan yang sempurna adalah suatu keharusan. Namun sebenarnya bagi perusahaaan berbasis ITSM, menciptakan layanan yang sempurna amatlah sulit, tetapi bukan menjadi hal yang sulit jika tidak ada konsep dalam layanan tersebut.
Fokus pada service desk merupakan bagian dari service mangement, dipersyaratkan di dalam pengelolaan ISO 20000 IT Service Management. Service helpdesk adalah buah dari strategi layanan di dalam perencanaan konsep service kepada pelanggan. Perencanaan terhadap masalah layanan, insiden service, payment service, service report, dan lainnya.
User tidak akan melihat bagaimana Anda mengelola masalah layanan , tetapi bagaimana Anda melakukan service delivery yang baik.
Konsep perencanaan service delivery yang tidak matang menjadikan service desk menjadi tidak bernilai di hadapan pelanggan. Sementara service desk adalah bagian dari service management yang dinilai oleh pelanggan, yang dapat menjadikan input business continuity Anda.
Konsep service desk adalah mengelola layanan pengiriman dan layanan pendukung ke dalam service prima bagi dan untuk pelanggan.
Mengenal ISO 37001, Sistem Manajemen Antisuap
Dunia akhir tahun ini akan berbangga menerima Sistem Manajemen Antisuap yang dikeluarkan oleh ISO dengan nama ISO 37001. ISO series ini bertujuan untuk membuat sistem standar internasional untuk mengendalikan korupsi atau suap.
Sebenarnya sistem ini secara praktek sudah dilakukan oleh beberapa organisasi, khususnya perusahaan oil and gas yang dalam kebutuhannya melakukan audit kepada kontraktor dengan sistem AUDIT ANTIBRIBERY. Oleh karena banyak tuntutan dari praktisi, akademisi, pemerintah terhadap kebutuhan standar antisuap ini, ISO mengangkat menjadi standar internasional, sehingga ini dapat diterapkan pada organisasi-organisasi yang beritikad baik dalam menjalankan bisnis secara sehat.
Untuk organisasi di Indonesia pilihannya ada dua, yaitu berkomitmen untuk menerapkan ISO 370001, Sistem Manajemen Antisuap dengan benar atau hanya semata-mata mendapatkan bukti sertifikasi ISO 37001 dan korpus tetap berjalan, ironis memang untuk Indonesia tetapi dengan semangat perubahan menuju perbaikan hal ini dapat dilakukan.
Berikut beberapa FAQ terhadap ISO 37001.
Apa Tujuan Standar ISO 37001?
Mengembangkan sistem management internasional dengan penerapan norma-norma anti suap atau korupsi di organisasi.
Kapan ISO 37001 dikeluarkan?
Pada akhir tahun 2016 dan ISO 37001 masuk kategori sertifikasi, artinya tidak hanya panduan manajemen anti suap tapi ada proses audit untuk sertifikasi.
Apa yang dicover didalam ISO 37001?
Pendekatan ISO 37001 adalah berbasis risiko, analisa risiko memainkan peranan untuk diidentifikasi, dinilai dan dievaluasi.
Siapa saja yang dapat aplikasi ISO 37001?
Standar ini fleksibel dan dapat digunakan untuk semua tipe organisasi, baik skala besa atau kecil, sektor pemerintahan atau swasta dan organisasi non-profit.
Apakah ISO 37001? Sistem yang berdiri sendiri ?
Tidak, sistem ISO 37001 adalah sistem yang dapat berintegrasi dengan sistem manajemen organisasi eksisting. Karena struktur ISO 37001 mempunyai High Level Structure, sehingga kemampuan berintegrasi dapat dilakukan hanya beberapa persyaratan spesifik anti suap/korupsi yang terpisah.
Apa manfaat ISO 37001?
ISO 37001 memberikan panduan pencegahan terhadap anti suap dan korupsi, penjelasan bukti justifikasi bahwa organisasi tidak melakukan korupsi, Manfaat B2B , manfaat tender, manfaat pra kualifikasi.
ISO 20000, IT Service Management
Dalam persyaratan ISO 20000 ITSM (IT Service Management) mengatur tentang budgeting dan accounting dalam konsep Financial Management. Budgeting bersifat forward perencanaan dana terkait aktivitas ITSM yang akan terjadi dimasa datang secara finansial, sementara Accounting bersifat backward dimana aktivitas ITSM terjadi transaksi secara finansial.
Budgeting bersifat forward, accounting bersifat backward.
Strategy IT service adalah :
- Financial management untuk IT service:
Menentukan tujuan IT service , yaitu melihat business opportunities dari investasi, kegiatan IT service, hingga cost yang terlibat didalamnya. Bagian Finance anda harus mengetahui tipikal cost yang terlibat didalam business IT service yaitu:
– Direct cost vs Indirect cost
– Capital cost vs operational cost
– Fixed cost vs variable cost
– Time cost (contoh hardware, software)
– Cost element
– Cost unit
Value service yang anda berikan bermacam-macam nature transaksinya dapat berupa: cost price, cost price plus, going rate, market price, fixed price.
- Service portfolio management:
Menyediakan kerangka service berupa perencanaan business align dengan aktivitas IT service berupa service katalog, service transition, service policy, dll
- Demand Management:
IT service terkait dengan internal dan eksternal parties, yaitu bagaimana hubungan antara IT service dengan pihak ketiga seperti customer, vendor, insurance, dll. Mengelola business process dengan service process menjadi sinergi yang menghasilkan performance IT service secara financial.
Mengenal ISO/TS 16949: 2009, Automotive Management System
ISO/TS 16949 adalah seri ISO untuk automotive management system, kerangka dasar dari sistem ini tetap menggunakan ISO 9001 dengan pendekatan proses manufacturing dan spesifik terkait aspek otomotif.
ISO/TS 16949 menjadi syarat bagi manufacture OEM dalam penjaminan produk dari supplier seperti pabrikan Toyota, General Motor, Ford, Daimler-Chrysler, dan pabrikan lainnya.
Sejarah ISO/TS 16949 bermula dari persyaratan customer otomotif terhadap supplier-suppliernya untuk mendapatkan standar mutu produk yang disupplainya. Persyaratan ini digagas oleh IATF (International Automotive Task Force) dan didaftarkan untuk disahkan oleh ISO.
Manfaat implementasi ISO/TS 16949 yaitu:
- persyaratan customer otomotif
- mutlak untuk supplier tier 1
- global standard yang diterima oleh pabrikan otomotif jepang, german, US, Europe
Spesifik persyaratan ISO/TS 16949 adalah :
- pasal 4.2.3.1 Engineering Specification
- pasal 5.1.1 Process Efficiency
- pasal 5.5.2.1 Customer Representative
- pasal 6.2.2.1 Product Design Skill
- pasal 6.2.2.4 Employee Motivation and Empowerment
- pasal 6.4.2 Cleanliness of premises
- pasal 7.3.1.1 Multidisciplinary approach
- pasal 7.3.6.2 Prototype program
- pasal 7.4.1.3 Customer-Approved Source
- pasal 7.4.3.2 Supplier Monitoring
- pasal 7.5.1.5 Management of production tooling
- pasal 7.6.3 Laboratory requirement
- pasal 8.1.1 Identification of statistical tools
- pasal 8.2.2.2/ 8.2.2.3 Manufacturing process audit/ product audit
- pasal 8.2.4.2 Appearance items
- pasal 8.5.2.2 Error proofing
Pasal spesifik ISO/TS 16949 menjadi tambahan di dalam syarat QMS ISO 9001.