3 Langkah Jitu Menyelesaikan Masalah
Salah satu klausul dalam ISO 9001 versi baru atau ISO 9001: 2015 menyebutkan tentang Konteks Organisasi. Klausul ini sungguh luar biasa. Organisasi menjadi lebih peduli terhadap sumber daya dan setiap masalah yang muncul. Namun tahukah Anda, bahwa menyelesaikan masalah tidak semudah menandatangani suatu dokumen?
Menyelesaikan masalah memang tidak semudah menandatangani suatu dokumen, sekalipun dokumen itu benar-benar telah kita pelajari. Tak jarang juga sebagian organisasi menyelesaikan masalah yang kerap berulang, atau masalah yang itu-itu saja. Padahal apabila organisasi mengidentifikasi isu-isu yang benar-benar mendasar, yang menyebabkan satu masalah terjadi, organisasi akan memperoleh keuntungan sebagai berikut:
Dapat menghemat tenaga dan sumber daya yang digunakan untuk menyelesaikan semua masalah di permukaan dengan membereskan akar masalahnya.
Menciptakan perbaikan yang sustainable di organisasi.
Setelah isu yang benar-benar mendasar diidentifikasi, selanjutnya yaitu penyelesaian masalah. Berikut 3 langkah jitu menyelesaikan masalah:
1) Fokuslah pada isu negatif yang menjadi akar masalah
Hanya dengan menghilangkan gejala (simptom), kadang-kadang organisasi sudah merasa menyelesaikan masalah, sementara akar masalahnya malah tidak tersentuh. Kemudian masalah yang sama pun muncul dan muncul lagi. Jika organisasi memiliki masalah terhadap kualitas produk, maka tidak cukup hanya dengan mengeceknya saja. Cobalah menganalisa mengapa masalah itu terjadi, terus gali hingga inti (akar masalah) penyebab masalah kualitas produk berhasil ditemukan.
2) Eliminasi semua akar permasalahan
Jika suatu problem terjadi karena disebabkan oleh beberapa masalah, pastikan semua akar permasalahan dieliminasi. Kalau kita hanya menghilangkan satu akar masalah saja—dari suatu permasalahan yang memiliki penyebab ganda—jangan harap problem tersebut dapat Anda singkirkan. Akar-akar masalah yang lain justru kembali ‘membuat masalah’, bahkan memodifikasi masalah menjadi bentuk baru yang dapat diidentifikasi sebagai problem yang berbeda. Dalam aktivitas root cause analysis, kita harus mengidentifikasi semua akar masalah dan mengembangkan rencana. Aktivitas tersebut dilakukan untuk menghilangkan semua akar permasalahan, serta untuk memastikan masalah yang sama tidak akan pernah muncul lagi.
3) Selalu lakukan audit (cek ulang secara berkala)
Jika sebuah permasalahan sudah dianggap terjawab dan terselesaikan, organisasi sangat disarankan untuk melakukan assessment atas resolusi secara periodik, serta memastikan bahwa permasalahan telah benar-benar diselesaikan dengan baik. Evaluasi hasil—yang dilakukan setelah program pemecahan masalah selesai—juga sebaiknya dilakukan. Evaluasi ini bertujuan untuk mengetahui segala hal yang telah dilakukan dengan baik akan mendatangkan efektivitas. Dengan melakukan aksi problem-solving secara cermat, organisasi akan dapat meningkatkan profitabilitas secara konsisten dan menciptakan lebih banyak output dengan sumber daya yang lebih sedikit. Problem-solving sangat penting dilakukan secara efektif, setiap waktu!
Program HSE Sangat Penting bagi Perusahaan
Setiap aktivitas kerja pasti memiliki risiko dan dampak, terutama pekerjaan yang bergerak di bidang industri minyak dan gas, serta mining. Pekerjaan yang bergerak di ketiga bidang itu memiliki risiko tinggi (high risk) karena relatif lebih mudah menyebabkan kecelakaan, ledakan, kebakaran, bahaya pencemaran lingkungan, serta dapat menyebabkan setiap karyawan terserang penyakit. Sementara itu, tingkat kecelakaan kerja di Indonesia tergolong tinggi dan cenderung meningkat setiap tahunnya. Peningkatan keselamatan dan kesehatan kerja perlu diupayakan untuk melindungi aset human capital dan menunjang keunggulan kompetitif bangsa.
Kecelakaan terjadi tidak direncanakan dan tidak disengaja, setiap orang juga tidak menginginkan hal itu terjadi. Mengingat dampak dari kecelakaan ini dapat merusak aset perusahaan, menyebabkan perusahaan mengalami kerugian, bahkan dapat merenggut nyawa seseorang, maka program HSE sangat penting bagi perusahaan.
Penyebab terjadinya kecelakaan disebabkan karena beberapa hal. Misal kondisi yang tidak aman di sekitar lingkungan kerja, tindakan karyawan yang tidak menjunjung tinggi keamanan, serta lemahnya sistem manajemen K3 dan tidak adanya program HSE di perusahaan.
Dalam penerapan OHSAS 18001: 2007, Klausul 4.3.3 Tujuan dan Program menyebut bahwa organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara tujuan dan sasaran K3 yang terdokumentasi. Untuk menghindari kecelakaan, penyakit akibat kerja dan pencemaran lingkungan, maka perusahaan harus memiliki program HSE.
Program HSE dibuat untuk melindungi karyawan dan aset perusahaan supaya dapat terhindar dari bahaya kecelakaan serta penyakit akibat kerja. Selain itu, program HSE juga menciptakan suasana kerja yang mendukung—bersih dan aman—sehingga karyawan merasa nyaman dan diharapkan dapat bekerja dengan lebih produktif.
“HSE Officer merupakan bagian yang bertanggung jawab atas program HSE (kesehatan dan keselamatan kerja karyawan) di perusahaan”
Dalam pelaksanaannya, tidak dapat dipungkiri bahwa sebuah perusahaan harus mengeluarkan biaya (budget) cukup besar untuk menerapkan program HSE. Kendati biaya yang dikeluarkan cukup besar, manfaat dari program tersebut dapat memangkas biaya yang dikeluarkan bilamana terjadi kecelakaan. Berikut biaya penerapan program HSE untuk menghindari kerugian yang terjadi akibat kecelakaan kerja dan penyakit akibat kerja pada sebuah perusahaan:
Gambar 1. Hubungan Program HSE berdasarkan Biaya (Budget)
Selain soal biaya, ada yang tak kalah penting dalam pelaksanaan Program HSE, yaitu peran manajemen puncak (top management). Komitmen manajemen puncak (top management) untuk melaksanakan program HSE menentukan target dan sasaran program, apakah program tersebut terlaksana atau hanya sebuah wacana.
MENGENAL PRODUK BERMUTU DAN KEPUASAN PELANGGAN
SERTIFIKAT ISO MURAH – Maraknya isu akan produk makanan dan minuman yang tak layak dikonsumsi menjadi viral begitu muncul di media sosial maupun media online. Semua orang tentu akan berkomentar, hal ini juga membuat ketakutan besar di kalangan masyarakat khususnya pelanggan produk tersebut.
Seperti beberapa hari lalu, misalnya, tersebar video tentang produk makanan yang dibakar dan nyala api seperti lilin. Dalam video itu tampak beberapa anggota polisi tak percaya dengan temuannya. Suara-suara sumbang menyatakan bahwa produk makanan itu berbahaya, tidak layak dikonsumsi, juga ada yang menyatakan bahwa produk tersebut harus segera ditarik dari peredaran. Lantas, apakah produk yang dinyatakan demikian dapat juga dinyatakan sebagai produk tidak bermutu?
Sebuah produk merupakan hasil dari suatu proses. Dihasilkannya sebuah produk tidak terlepas dari interaksi banyak proses yang melibatkan pelanggan, karyawan, manajemen, investor, bahkan pemerintah dan masyarakat sebagai pemangku kepentingan (stakeholder). Produk bermutu seharusnya merupakan produk dari organisasi yang memiliki sistem manajemen yang baik pula.
Setiap organisasi atau perusahaan wajib bertanggungjawab terhadap mutu produk mereka. Organisasi atau perusahaan yang bermutu haruslah fokus untuk mencapai kepuasan pelanggan, dengan menetapkan persyaratan pelanggan dan memastikan telah memenuhi persyaratan pelanggan.
Lantas pelanggan yang mana? Pelanggan yang pintar tentu ingin terus meningkatkan pemahamannya terhadap kualitas suatu produk, serta memastikan bahwa produk tersebut aman dan layak dikonsumsi. Nah, apakah produk makanan yang viral di media sosial itu memenuhi persyaratan pelanggan?
Agus Susanto G, Wakil Pimpinan PT. Nissin Biscuit Indonesia mengklarifikasi soal produk yang diduga dicampur dengan bahan kandungan lilin. “Hal tersebut tidak benar,” tulisnya lewat surat resmi perusahaan yang juga jadi viral di media sosial.
Sementara itu, Krishna Dwi Lesmana mengunggah beberapa foto mengapa produk makanan tersebut bisa menyala. “Namanya makanan terbuat dari gandum, terigu, gula, lemak yang memiliki senyawa Hidrokarbon (lemak, minyak, lilin, gelatin) dan karbohidrat (gula, tepung, nasi, gandum, kentang), ya jelaslah mudah terbakar. Namanya makanan adalah sumber kalori atau bahan bakar yang dibutuhkan tubuh untuk menghasilkan energi,” tulisnya lewat status publik di salah satu media sosial.
Salah satu foto yang diunggah oleh Khrisna di akun Facebook miliknya.
Selain memenuhi persyaratan pelanggan, produk bermutu juga harus terbebas dari permasalahan pemenuhan peraturan-perundangan. Dari kecurigaan produk makanan di atas, masyarakat seharusnya berusaha mencari informasi lain. Ada Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM RI) yang bertugas memeriksa kualitas produk makanan, sebelum produk itu dipasarkan, sistem manajemen mutu ISO 9001, sistem manajemen keamanan pangan ISO 22000, HACCP (Hazard Analysis Critical Control Point) dan SNI serta proses audit yang ketat.
Sebuah upaya yang baik telah dilakukan oleh sebagian perusahaan dalam mengidentifikasi siapa pelanggannya dan bagaimana cara memenuhi persyaratan pelanggannya. Semoga penjelasan yang singkat ini dapat menambah pengetahuan kita mengenai mutu suatu produk.
Penerapan SMK3: Kewajiban atau Kebutuhan?
Apakah SMK3 itu penting? Apakah karyawan wajib mengetahui SMK3? Apakah penerapan SMK3, kewajiban atau kebutuhan?
Penerapan SMK3 acapkali jadi perdebatan sebagian orang. Di satu sisi orang mengatakan bahwa penerapan SMK3 adalah satu kewajiban, namun di sisi lain justru hal tersebut menjadi satu kebutuhan. Manakah yang benar?
Kewajiban dapat diartikan yaitu suatu yang kita kerjakan atau laksanakan untuk memenuhi keinginan atau hak orang lain, sedangkan kebutuhan adalah suatu yang kita kerjakan untuk memenuhi keinginan atau hak atas diri sendiri.
Pelaksanaan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan kerja (SMK3) Peraturan Pemerintah No. 50 tahun 2012 menyebutkan, bahwa tujuan penerapan SMK3 adalah dalam rangka:
- Meningkatkan efektivitas perlindungan K3 dengan cara: terencana, terukur, terstruktur dan terintegrasi.
- Untuk mencegah kecelakaan kerja dan mengurangi penyakit akibat kerja dengan melibatkan: manajemen dan tenaga kerja (pekerja dan serikat pekerja).
Berdasarkan peraturan pemerintah tersebut, perusahaan berkewajiban menerapkan sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja (SMK3). Perusahaan yang dimaksud yaitu perusahaan yang mempekerjakan lebih dari 100 orang pekerja dan mempunyai tingkat bahaya tinggi. Oleh karena itu, perusahaan diwajibkan menyusun rencana penerapan SMK3.
Selain menjadi peraturan pemerintah, tak jarang klien meminta perusahaan yang menjadi rekanannya untuk menerapkan SMK3. Penerapan SMK3 juga sering menjadi persyatan untuk tender, perusahaan berkewajiban menerapkan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3).
Jadi, apakah perusahaan menerapkan SMK3 sebatas karena adanya peraturan pemerintah dan persyaratan tender saja?
Di balik upaya menaati peraturan pemerintah dan untuk memenuhi persyaratan tender, SMK3 sudah seharusnya menjadi kebutuhan perusahaan. Sebab perusahaan membutuhkan pengakuan, kebutuhan kesehatan dan kebutuhan keselamatan.
Kebutuhan Pengakuan
Setiap perusahaan membutuhkan pengakuan, terutama image positif dari pihak lain untuk menjalankan dan mempertahankan bisnisnya.
Kebutuhan Kesehatan
Kebutuhan kesehatan yang dimaksud yaitu bagaimana perusahaan tersebut dapat bersaing dan mendatangkan keuntungan sesuai yang diharapkan. Salah satu cara yaitu dengan menerapkan SMK3.
Kebutuhan Keselamatan
Perusahaan membutuhkan keselamatan supaya aset-aset perusahaan terlindungi dan tidak terjadi hal-hal yang dapat merugikan perusahaan.
Hal-hal di atas menunjukkan, bahwa penerapan SMK3 di suatu perusahaan bukan lagi sekedar kewajiban, tapi menjadi suatu kebutuhan. Dapatkan sertifikat dan training SMK3 bersama Kami!
Sertifikasi ISO 27001
ISO 27001 adalah standar Internasional untuk sistem manajemen kemanan informasi, atau lebih sering disebut dengan Information Security Management Systems (ISMS). Menerapkan standar ISO 27001 membantu organisasi atau perusahaan Anda mengelola keamanan asset, seperti informasi keuangan, kekayaan intelektual, rincian karyawan atau informasi yang dipercayakan kepada Anda oleh pihak ketiga.
Bagaimana cara mendapatkan sertifikasi ISO 27001?
Ketegasan
Senior manajemen dibutuhkan di balik tujuan untuk tercapainya sertifikasi ISO 27001. Di situ terdapat nilai dalam berkomunikasi secara internal, untuk melaksanakan praktek terbaik di suatu perusahaan.
Apa yang dibutuhkan?
Ringkasan dan pengarahan positif kepada senior manajemen untuk menggambarkan manfaat dan bagaimana menyediakan jaringan untuk perkembangan bisnis
Perwakilan Manajemen ISO
Perusahaan menunjuk seorang manajer yang bertanggung jawab dan berpengetahuan untuk menjalankan program dan penerapannya. Beliau yang akan menjadi spesalis ISO 27001 di perusahaan. Mengetahui kontrol dan tonggak yang diperlukan menuju akreditasi dan sertifikasi ISO 27001.
Apa yang dibutuhkan?
Pemilihan individu dengan baik dan benar, dengan persyaratan pekerjaan yang spesifik dan pengetahuan terhadap ISO dan ISMS.
GAP Analysis dan pengendalian risiko
Penilaian resiko atau disebut GAP Analysis itu dilakukan untuk menemukan kesalahan yang dapat terjadi dan bagaimana mencegah ancaman yang membahayakan, serta integritas dan ketersediaan informasi. Hal ini bertujuan untuk memahami kematangan kontrol yang ada dalam bisnis dan untuk menentukan risiko bahaya.
Apa yang dibutuhkan?
GAP analysis diikuti oleh penilaian risiko dari semua ruang lingkup. Proses dan teknologi yang dilakukan oleh auditor yang berkualitas.
Perencanaan
Hasil peninjauan dari gap analysis memungkinkan bisnis untuk memvalidasi lingkungan pelaksanaan, dan fungsional/batas operasional. Untuk setiap risiko yang teridentifikasi, kontrol yang tepat yaitu mengelola risiko secara sistematis, untuk memastikan bahwa tidak ada hal penting yang terlewatkan.
Apa yang dibutuhkan?
Sebuah langkah demi langkah dan panduan singkat untuk menjelaskan proses ISO 27001 secara detail.
Pengenalan karyawan
Satu hal penting untuk terlibat sejak awal dengan karyawan, untuk memastikan mereka menyetujui sertifikasi ISO 27001, memproses dan merespons dengan tepat. Juga untuk membantu mereka untuk memahami manfaat untuk individu, perusahaan dan klien.
Apa yang dibutuhkan?
Pemahaman dan pengenalan ISO 27001 yang singkat dan mudah dipahami yang berfokus pada bagaimana karyawan yang terkait dan peran mereka dalam keberhasilan pelaksanaan.
Dokumentasi
Sertifikasi ISO 27001 membutuhkan dokumentasi yang relevan untuk menangani halangan besar dan kontrol individual. Hal ini membentuk kriteria perusahaan yang diukur untuk memenuhi standar ISO.
Apa yang dibutuhkan?
Kumpulan kebijakan, standar dan prosedur untuk memastikan bisnis yang mengikuti semua persyaratan dalam cara yang efisien dan dapat dicapai.