Tag: The United Kingdom Accreditation Service
Pentingnya Root Cause Analysis bagi Organisasi
Root Cause Analysis di dalam sebuah sistem manajemen merupakan persyaratan yang harus dilakukan oleh organisasi. Sebab masalah di organisasi selalu ada, dan itu merupakan manifestasi dari akar masalah yang muncul menjadi suatu masalah. Masalah di organisasi seringkali terlihat dan dapat dibuktikan dengan empiris, akan tetapi akar masalah menjadi sesuatu yang tidak tampak dan harus dilakukan investigasi mendalam.
Bagi organisasi yang budaya perbaikannya sudah berjalan dengan baik, mencari root cause analysis tidaklah sulit, karena hal tersebut sudah menjadi sebuah kebiasaan dan habit di masing-masing pekerja, sehingga setiap muncul suatu masalah otomatis root cause analysisnya dapat ditentukan. Bagi organisasi yang belum membudaya hal ini perlu dilakukan penekanan kepada masing-masing individu pekerja untuk budaya perbaikan.
Pentingnya root cause analysis adalah:
- Mendapatkan suatu akar masalah, sehingga tindakan pencegahan agar masalah tersebut tidak muncul kembali dapat diantisipasi.
- Mendapatkan perbaikan dan dapat dibandingkan dengan kondisi sebelum perbaikan.
- Menciptakan budaya ‘sedia payung sebelum hujan’, menilai suatu proses dari risiko dan dampaknya.
- Bermakna kompetensi untuk berlomba-lomba mencari ide perbaikan
- Menetapkan Re-Engineering proses dari sebuah proses yang tidak efektif.
Ada beberapa metode root cause analysis yang dapat dilakukan secara mandiri atau kelompok, seperti: 5 why analysis, fishbone diagram, 5W1H , QC 7 tools, 5S/5R, A3 report, QCC, mapping proses bisnis, dan lainnya. Semua metode dapat digunakan dan disesuaikan dengan kondisi organisasi.
Ukuran kesuksesan dari suatu perbaikan atas suatu masalah dapat dilihat apabila output perbaikan mencapai suatu target yang ditetapkan. Target dapat bersifat kuantitatif atau kualitatif, intinya bagaimana suatu perbaikan dapat bernilai efektif, efisien, dan dapat dijadikan suatu standar dalam proses pekerjaan.
Melakukan root cause analysis pada awalnya menjadi sulit tetapi , tetapi apabila tidak dicoba akan menjadi tambah sulit. Yang terpenting adalah menggunakan logika berfikir pada analisa akar masalah, karena metode-metode root cause analysis yang anda pakai banyak menggunakan logika berfikir. Jam terbang menjadi sebuah catatan bila anda setiap kali ada masalah melakukan root cause analysis, anda mempunyai jam terbang tinggi dan handal dalam analisa suatu masalah.
PO Wajib dalam Melakukan Pembelian?
PO (Purchase Order) adalah lembar informasi untuk pembelian barang atau jasa kepada supplier atau vendor. Prinsipnya adalah bagaimana informasi mengenai spec barang, quantity, quality, delivery time, persyaratan pembayaran dan lainnya tertuang didalam PO (Purchase Order).
Secara umum PO (Purchase Order) digunakan sebagai tools bagi Departemen, Bagian Pembelian, Purchasing, Procurement atau SCM (Supply Chain Management) dalam melanjutkan permintaan pembelian dari user atau pengguna barang. Umumnya alur proses pembelian dari user ke bagian purchasing adalah sebagai berikut:
- User melakukan permintaan pembelian dengan mengisi lembar PR (Purchase request) kepada Purchasing
- Purchasing menerima PR (Purchase request), melakukan verifikasi dan menyalin kedalam PO (Purchase Order).
- PO (Purchase Order) yang sudah divalidasi oleh Manager Terkait dan Purchasing dikirim ke supplier yang terdaftar.
Saat ini dengan arus informasi yang semakin cepat dan teknologi yang semakin mendukung, PO (Purchase Order) tidak perlu digunakan. Alasannya adalah PO (Purchase Order) dapat berkontribusi terhadap waktu, birokrasi, dan “terlalu terkendali” untuk beberapa organisasi.
Konsep implementasi PO (Purchase Order) yang lebih advanced lagi ialah menggunakan pendekatan Supply Chain Management (SCM). Implements SCM (Supply Chain Management) lebih baik lagi dengan menggunakan teknologi informasi yang tepat guna. Prinsip SCM (Supply Chain Management) adalah bagaimana melakukan pembelian integrasi dengan melibatkan bagian Purchasing-Logistik-Finance.
Strategi SCM (Supply Chain Management) harus melihat ke core business organisasi tersebut, tidak semua organisasi dapat menggunakan pendekatan SCM. Typical organisasi yang dapat menggunakan pendekatan SCM adalah industri dengan mass production, industri wholeseller, Importir-Eksportir, Retailer.
Dengan SCM (Supply Chain Management), PO (Purchase Order) tidak lagi digunakan, karena hal tersebut fungsinya dapat digantikan dengan kontrak payung atau bentuk MoU lainnya. Sehingga arus pemesanan , konsistensi pengiriman, konsistensi arus penerimaan-penyimpanan-pengeluaran barang, dan konsistensi pembayaran ke supplier menjadi lebih terkendali. Terlebih lagi cost review dari mulai dari proses pemesanan hingga barang datang menjadi lebih terukur. Teknologi dapat memperkuat SCM (Supply Chain Management) pada proses :
- Pemesanan
Integrasi pemesanan dan availability stock secara online dapat dilakukan dan monitoring dari portal system internal organisasi dan portal system supplier.
2. Pengiriman Barang
Monitoring pengiriman barang terjamin dengan adanya tracker transporter atau GPS yang mengendalikan posisi actual barang anda.
3. Penerimaan-Penyimpanan-Pengiriman Barang
Barang yang masuk warehouse secara otomatis dapat memberikan informasi stok-in-stok available dan stok -out secara terencana.
4. Pembayaran
Pembayaran oleh Finance organisasi menjadi lebih terencana sesuai dengan klausul yang disepakati di kontrak. Perencanaan Finance memberikan dampak pada pengaturan cashflow keuangan yang lebih optimal.
Food Sosial dalam Kajian Mutu Makanan
Food Sosial adalah bagaimana anda menciptakan kreasi olahan makanan yang dapat “berbicara”. Fenomena food sosial dikalangan masyarakat indonesia dilakukan dengan berbagai alasan ada yang ingin menunjukan ‘pamer’ terhadap tempat makan tertentu, ada juga ingin berbagi rasa, atau ada juga yang ingin menceritakan pengalaman makan di tempat itu. Apapun alasannya agar makanan tersebut bisa ‘bicara’ dari satu komentar ke komentar lain, sekali anda share makanan tersebut di social media beratus komentar yang akan didapat jika menarik komunitas social media.
Bagi pengusaha makanan hal tersebut sebenarnya tidak terlepas dari upaya pemenuhan terhadap jaminan mutu makanan dan penciptaan brand yang melekat pada makanan tersebut. Utamanya adalah menciptakan makanan yang tidak hanya enak rasanya, tetapi juga hygiene, menarik bentuknya, tempat makan yang baik, dan lainnya. Sosial media adalah media promosi bagi pengusaha untuk menarik minat pelanggan. Dengan demikian penciptaan mutu mulai dari mutu bahan makanan, mutu personil, mutu metode mengolah makanan, mutu penyajian makanan, mutu penyediaan tempat makanan menjadi sebuah sistem terpadu untuk mendapatkan kepuasan pelanggan yang terbaik.
Tidaklah mudah menciptakan brand yang melekat baik pada hasil produk makanan anda. Salah pada makanan anda , social media yang akan menghukumnya. Makin baik makanan anda di mata pelanggan makin banyak komentar , bila makanan anda tidak baik mungkin saja cercaan dan pandangan buruk dari komunitas melalui sosial medial dapat mempengaruhi produk makanan anda. Tergantung strategi bisnis anda dalam melakukan promosi produk anda.
Sebuah standar harus ditetapkan oleh usaha anda, baik standar internasional atau standar yang anda ciptakan sendiri. Persyaratan hygiene pun dan tata kelola infrastruktur pengolahan makanan anda juga menjadi sorotan.
Alhasil food sosial adalah cerminan bagaimana mutu makanan anda diciptakan. Bagaimana anda menyikapinya. Makin banyak makanan anda ‘berbicara’ baik makin banyak keuntungan yang anda peroleh.
Misalignment dalam Organisasi
Misalignment dalam organisasi atau hal-hal yang tidak selaras di dalam suatu organisasi.
Misalignment adalah ketidakselarasan jalannya suatu organisasi. Ketidakselarasan tersebut bermacam-macam, penulis telah mengidentifikasi beberapa aspek yang menyebabkan misalignment dalam organisasi. Apa saja?
Berikut beberapa aspek yang menyebabkan misalignment dalam organisasi:
- Market Change
Perubahan pasar di luar organisasi menjadi faktor pemicu misalignment. Yaitu perubahan pasar dan consumer behaviour menjadi aspek perubahan internal sebagai bent respond terhadap pasar.
- Speed Optimation
Ketika organisasi masih menjalankan semua proses kerja dengan banyak manual, dimana direktur Anda menginginkan kecepatan dalam proses kerja, maka hal itu menjadi lama dan membutuhkan banyak waktu.
- Customer Behaviour Changes
Dimensi customer berbeda-beda, apakah organisasi Anda selalu menciptakan mutu saja? Apakah selalu pelayanan yang cepat? Apakah selalu tidak ada complain? Melakukan upaya untuk mengetahui perubahan customer dan repsonnya dengan relevansi organisasi Anda, maka Anda yang akan jadi juaranya.
- Rigid Organisation Structure
Apakah organisasi Anda mempunyai struktur yang kaku? Apakah struktur Anda terlalu birokrasi? Bagaimana ukuran keberhasilan proses Anda dari struktur yang Anda miliki? Bila ada, maka ubahlah karena struktur tersebut dapat membunuh Anda sendiri.
- Produk Capability
Baik organisasi yang bersifat komersil maupun non-komersil, tipe Anda adalah push system atau pull system. Push system adalah organisasi yang menjual barang yang sudah Anda punya, sedang pull system adalah menciptakan sebuah produk atau jasa dengan ide dari pelanggan Anda. Bila Anda salah satunya, maka saat ini untuk lebih berkompetisi adalah sulit. Organisasi cenderung menggunakan gabungan keduanya, pull dan push system untuk agresivitas, dan selling method.