Tag: Training ISO
PO Wajib dalam Melakukan Pembelian?
PO (Purchase Order) adalah lembar informasi untuk pembelian barang atau jasa kepada supplier atau vendor. Prinsipnya adalah bagaimana informasi mengenai spec barang, quantity, quality, delivery time, persyaratan pembayaran dan lainnya tertuang didalam PO (Purchase Order).
Secara umum PO (Purchase Order) digunakan sebagai tools bagi Departemen, Bagian Pembelian, Purchasing, Procurement atau SCM (Supply Chain Management) dalam melanjutkan permintaan pembelian dari user atau pengguna barang. Umumnya alur proses pembelian dari user ke bagian purchasing adalah sebagai berikut:
- User melakukan permintaan pembelian dengan mengisi lembar PR (Purchase request) kepada Purchasing
- Purchasing menerima PR (Purchase request), melakukan verifikasi dan menyalin kedalam PO (Purchase Order).
- PO (Purchase Order) yang sudah divalidasi oleh Manager Terkait dan Purchasing dikirim ke supplier yang terdaftar.
Saat ini dengan arus informasi yang semakin cepat dan teknologi yang semakin mendukung, PO (Purchase Order) tidak perlu digunakan. Alasannya adalah PO (Purchase Order) dapat berkontribusi terhadap waktu, birokrasi, dan “terlalu terkendali” untuk beberapa organisasi.
Konsep implementasi PO (Purchase Order) yang lebih advanced lagi ialah menggunakan pendekatan Supply Chain Management (SCM). Implements SCM (Supply Chain Management) lebih baik lagi dengan menggunakan teknologi informasi yang tepat guna. Prinsip SCM (Supply Chain Management) adalah bagaimana melakukan pembelian integrasi dengan melibatkan bagian Purchasing-Logistik-Finance.
Strategi SCM (Supply Chain Management) harus melihat ke core business organisasi tersebut, tidak semua organisasi dapat menggunakan pendekatan SCM. Typical organisasi yang dapat menggunakan pendekatan SCM adalah industri dengan mass production, industri wholeseller, Importir-Eksportir, Retailer.
Dengan SCM (Supply Chain Management), PO (Purchase Order) tidak lagi digunakan, karena hal tersebut fungsinya dapat digantikan dengan kontrak payung atau bentuk MoU lainnya. Sehingga arus pemesanan , konsistensi pengiriman, konsistensi arus penerimaan-penyimpanan-pengeluaran barang, dan konsistensi pembayaran ke supplier menjadi lebih terkendali. Terlebih lagi cost review dari mulai dari proses pemesanan hingga barang datang menjadi lebih terukur. Teknologi dapat memperkuat SCM (Supply Chain Management) pada proses :
- Pemesanan
Integrasi pemesanan dan availability stock secara online dapat dilakukan dan monitoring dari portal system internal organisasi dan portal system supplier.
2. Pengiriman Barang
Monitoring pengiriman barang terjamin dengan adanya tracker transporter atau GPS yang mengendalikan posisi actual barang anda.
3. Penerimaan-Penyimpanan-Pengiriman Barang
Barang yang masuk warehouse secara otomatis dapat memberikan informasi stok-in-stok available dan stok -out secara terencana.
4. Pembayaran
Pembayaran oleh Finance organisasi menjadi lebih terencana sesuai dengan klausul yang disepakati di kontrak. Perencanaan Finance memberikan dampak pada pengaturan cashflow keuangan yang lebih optimal.
Food Sosial dalam Kajian Mutu Makanan
Food Sosial adalah bagaimana anda menciptakan kreasi olahan makanan yang dapat “berbicara”. Fenomena food sosial dikalangan masyarakat indonesia dilakukan dengan berbagai alasan ada yang ingin menunjukan ‘pamer’ terhadap tempat makan tertentu, ada juga ingin berbagi rasa, atau ada juga yang ingin menceritakan pengalaman makan di tempat itu. Apapun alasannya agar makanan tersebut bisa ‘bicara’ dari satu komentar ke komentar lain, sekali anda share makanan tersebut di social media beratus komentar yang akan didapat jika menarik komunitas social media.
Bagi pengusaha makanan hal tersebut sebenarnya tidak terlepas dari upaya pemenuhan terhadap jaminan mutu makanan dan penciptaan brand yang melekat pada makanan tersebut. Utamanya adalah menciptakan makanan yang tidak hanya enak rasanya, tetapi juga hygiene, menarik bentuknya, tempat makan yang baik, dan lainnya. Sosial media adalah media promosi bagi pengusaha untuk menarik minat pelanggan. Dengan demikian penciptaan mutu mulai dari mutu bahan makanan, mutu personil, mutu metode mengolah makanan, mutu penyajian makanan, mutu penyediaan tempat makanan menjadi sebuah sistem terpadu untuk mendapatkan kepuasan pelanggan yang terbaik.
Tidaklah mudah menciptakan brand yang melekat baik pada hasil produk makanan anda. Salah pada makanan anda , social media yang akan menghukumnya. Makin baik makanan anda di mata pelanggan makin banyak komentar , bila makanan anda tidak baik mungkin saja cercaan dan pandangan buruk dari komunitas melalui sosial medial dapat mempengaruhi produk makanan anda. Tergantung strategi bisnis anda dalam melakukan promosi produk anda.
Sebuah standar harus ditetapkan oleh usaha anda, baik standar internasional atau standar yang anda ciptakan sendiri. Persyaratan hygiene pun dan tata kelola infrastruktur pengolahan makanan anda juga menjadi sorotan.
Alhasil food sosial adalah cerminan bagaimana mutu makanan anda diciptakan. Bagaimana anda menyikapinya. Makin banyak makanan anda ‘berbicara’ baik makin banyak keuntungan yang anda peroleh.
Integration Pest Management (IPM), Improvement Mengelola Hama
Pest Management adalah bagaimana mengelola hama yang mengganggu kerja di organisasi. Hama sendiri adalah jenis hewan atau tanaman yang dapat merusak atau menggangu manusia yang dapat menyebabkan suatu kerusakan, wabah atau penyakit. Hama secara alami merupakan bagian dari kehidupan manusia dimanapun berada, tetapi apabila sudah masuk dalam ranah mengganggu maka harus dikendalikan.
Organisasi dalam mengendalikan gangguan hama acap kali tidak melakukan upaya identifikasi jenis hama dan efeknya, akan tetapi kebanyakan langsung melakukan upaya pemusnahan hama yang mengganggu operasi di tempat kerja. Tikus, Kecoa, lalat, tanaman berbau, dan lainnya dimusnahkan dengan langsung menggunakan pestisida atau bahan kimia untuk memusnahkan hama tersebut tanpa melihat penilaian risiko dari hama itu.
IPM dimaksudkan untuk mengelola pengendalian hama secara komprehensif di organisasi, sehingga lebih efektif dalam mengendalikan hama dan risiko terhadap dampak yang akan terjadi. Semisal apakah selalu penggunaan bahan kimia dapat mengendalikan hama yang muncul?bagaimana dengan efeknya? bagaimana dengan jenis hewan atau tumbuhan alami disekitarnya apakah mereka tidak terganggu? . Jelas upaya identifikasi risiko harus dilakukan untuk mengendalikannya.
Langkah yang dapat dilakukan adalah dengan :
Identifikasi masalah hama :
Melakukan upaya terhadap jenis hama apa yang harus dikendalikan, bagaimana efek terhadap manusia,dan tempat kerja, apakah ada jenis tumbuhan atau hewan lain jika hama pengganggu tersebut dimusnahkan?
Personal In Charge dalam langkah identifikasi ini haruslah dbuat secara tim dengan sudut pandang dan knowledge yang berbeda, sehingga inputan-inputan terkait identifikasi ini dalat dilakukan secara komprehensif.
Risk Assessment:
Melakukan upaya untuk menilai risiko dari dampak hama tersebut dan bagaimana memilih jenis pengendalian terhadap hama itu. Bila dampak dari risiko hama tersebut adalah signifikan maka pengendalian dapat dilakukan dengan upaya menggunakan metode kimia, fisik, atau biologi. Aplikasi terkait metode tersebut juga diukur jangan sampai ada sesuatu dampak balik atau efek dari bahan atau metode tersebut.
Monitoring Pengendalian Hama:
Monitoring pengendalian hama tidak saja memastikan keefektifan metode pengendalian hama yang sudah dipilih, tetapi sampai bagaimana memastikan tidak ada efek baru atau efek samping dari aplikasi metode pengendalian hama. Efek tersebut dapat berupa :
- mematikan flora atau jenis hewan atau tumbuhan alami
- menyebabkan penyakit pada manusia
- menyebabkan efek pencemaran lingkungan
- Resistensi pada jenis hama tersebut.
- Dampak sosial pada komunitas atau lingkungan kerja organisasi
- dan lainnya
Pengendalian yang komprehensif juga dapat menggunakan alih teknologi yang tepat guna dalam mengendalikan suatu hama. Tentu saja kearifan didalam menggunakan metode aplikasi harus dipertimbangkan.
CSMS Berpengaruh terhadap ISO 45001
SERTIFIKAT ISO MURAH – Contractor Safety Management System (CSMS) adalah sistem manajemen yang dimiliki oleh kontraktor dan diminta oleh pemilik perusahaan. Artinya standar CSMS sebenarnya ditetapkan oleh masing-masing pemilik perusahaan (pemberi pekerjaan), seperti perusahaan oil and gas, it securtm dan sebagainya. CSMS adalah persyaratan safety yang diminta oleh perusahaan owner kepada kontraktor melalui serangkaian checklist yang harus dipenuhi dengan bukti. Biasanya CSMS diminta pada saat keikutsertaan tender dan menjadi syarat mutlak untuk kualifikasi. Kontraktor memiliki tingkat pembagian risiko yaitu high risk, medium risk dan low risk, sehingga semua kontraktor dan jenis usahanya tanpa kecuali wajib memiliki CSMS.
CSMS dapat dipenuhi oleh perusahaan kontraktor bila memiliki standar safety perusahaan atau paling tidak memiliki OHSAS. Karena CSMS sebenarnya adalah mini OHSAS, apa persyaratan yang diminta oleh perusahaan owner dapat mengambil data dari OHSAS. Apa yang terjadi ke depan bila OHSAS dihilangkan? Bagaimana ISO 45001 menggantikan fungsi OHSAS dalam memenuhi persyaratan CSMS?
Aspek pemenuhan dokumentasi menjadi lebih mudah dengan ISO 45001. Mungkin sebelumnya kontraktor harus membawa paket CSMS dengan otner atau folder atau bantex yang tebal tetapi dari data ISO 45001 akan lebih mudah memenuhi CSMS.
ISO 45001 menetapkan documented information di artikel ISO 9001: 2015 Dahsyat membahas apa itu Documented Information. Pihak perusahaan owner menyediakan kerangka portal C SMS untuk menyediakan informasi yang dipersyaratkan kepada pihak kontraktor. Kontraktor yang implementasi ISO 45001 sudah menyediakan kerangka platform informasi CSMS dan ini bisa align dengan portal perusahaan owner.
Informasi dan document yang diminta oleh perusahaan owner terhadap CSMS kontraktor dengan cepat , handal dan aman. Proses kualifikasi menjadi lebih cepat, pemutusan terkait pemenangan tender menjadi cepat dan transparan.
Kuncinya untuk CSMS model ini adalah paradigma pihak owner dan kontraktor yang sama-sama ingin menyediakan informasi safety management system secara cepat, handal dan transparan.
Hey, Jangan Komplain Terus!
Komplain pelanggan adalah suatu hal yang harus ditangani dengan serius. Komplain juga menjadi parameter pengukuran bagaimana produk atau layanan anda diterima oleh pelanggan. Dalam ISO 9001: 2015 penanganan komplain diatur didalam pasal komunikasi dengan pelanggan.
Komplain pelanggan memang bukan urusan anda, tetapi menjadi urusan anda ketika komplain dapat mempengaruhi kinerja organisasi anda. Perlu membuat sebuah batasan keberterimaan komplain dari pelanggan, karena komplain yang anda harus follow up menjadi tanggung jawab atas produk atau pelayanan yang anda berikan. Masalahnya adalah sejauh apa komplain tersebut diatasi, dijawab dan dikomunikasikan kembali dengan pelanggan.
Curhat atau komplain? Saran atau komplain? Komplain dengan pihak ketiga atas produk atau layanan anda apakah itu termasuk komplain? Anda harus membatasinya. dengan cara:
- Batas lingkup complaint anda
- Catat customer complaint anda
- Identifikasi akar masalah pada complaint tersebut
- Selesaikan masalah tersebut
- Feedback kembali penanganan complaint tersebut dan komunikasikan dengan customer.
Penulis mempunyai pengalaman terkait dengan penanganan komplain. Sebuah brand susu anak bertanggung jawab atas produk susu yang rasanya pahit. penanganannya cepat dan penulis digtntikan dengan 3 krat produk susu lainnya.
Penulis sangat berkesan dengan pelayanan produk susu tersebut. Itu menjadi hal yang konstruktif dalam menjaga image brand.