Tag: Konsultasi ISO
Vaksin Palsu, Bukti Kurangnya Pengendalian Internal Organisasi
Kasus vaksin palsu yang marak terjadi di Indonesia jika dilihat dari kacamata sistem tentu ada yang salah dengan sistem tersebut. Kalau dicermati ada beberapa titik proses yang menjadi perhatian pada masalah ini, yaitu:
- proses seleksi supplier
- proses pembelian
- proses kebijakan pembelian
- proses evaluasi supplier
- proses penetapan harga pembelian
- proses internal audit
- proses pembiaran
Ketika tidak ada atau tidak dilakukan pengendalian terhadap proses-proses di atas, boleh dikatakan Anda gagal menerapkan sistem pada pembelian dan supplier Anda. Mengapa?
Harga memang menjadi perhatian khusus terkait dengan pembelian material dari supplier. Manajemen rumah sakit saat itu mungkin tidak terlalu memberi perhatian khusus pada mutu vaksin yang dipasok dari supplier. Supplier yang memberikan harga termurah dengan sistem pembayaran yang lunak menjadi pilihan. Naif bila kita mencermati ke arah sana, dimana sama-sama kita ketahui bahwa vaksin adalah material yang dibutuhkan oleh bayi untuk kekebalan tubuhnya.
Ironis, memang. Ketika sebuah rumah sakit dengan visi misi menjalankan bisnis yang tidak hanya aspek komersil yang menjadi sorotan utama, tapi bagaimana penyediaan pelayanan yang terbaik untuk pasiennya. Lalu terungkaplah kasus vaksin palsu yang bahkan dijual di beberapa rumah sakit ternama. Dompet aman tapi nyawa sebagai taruhannya.
Terlepas dari hukum yang diterima oleh rumah sakit-rumah sakit yang memberikan vaksin palsu, masyarakat perlu belajar dari masalah tersebut, yaitu soal kurangnya pengendalian internal.
APA ITU PENGENDALIAN INTERNAL?
Pengendalian internal adalah sistem manajemen yang digunakan untuk melihat sejauh mana efektivitas dan pengawasan terhadap ketidaksesuaian dalam mencari peluang perbaikan. Pengendalian internal yang dimaksud adalah tidak adanya sistem internal audit, atau pengawasan pada sistem organisasi atau perusahaan. Hal itupun tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak ada komitmen yang baik dari dari masing-masing manajemen.
Sudah seharusnya rumah sakit bertujuan untuk memberikan pelayanan dengan mutu terbaik dan memberikan manfaat yang banyak bagi masyarakat. Bukan hanya sebagai bisnis, apalagi jualan vaksin palsu.
Pengaruh Tulisan dalam Sistem Manajemen
“Tulis apa yang kamu kerjakan dan kerjakan apa yang kamu tulis.” menjadi jargon ISO sejak sistem itu diterbitkan. Sistem Manajemen ISO mempunyai pandangan bahwa sistem manajemen haruslah ada bukti evidence dalam bentuk tertulis. Tulisan tersebut menjadi referensi di dalam pekerjaan aktivitas.
Kita mengenal bentuk tulisan yang menjadi referensi sistem manajemen seperti manual,SOP atau Prosedur, Instruksi Kerja, dan rekaman. Hal tersebut terdapat di dalam sistem manajemen pada tiap-tiap organisasi. Namun, apakah jargon “Tulis apa yang kamu kerjakan dan kerjakan apa yang kamu tulis.” tetap relevan di dalam sistem manajemen saat ini?
Tulisan menjadi penting di dalam sistem manajemen. Tapi jika dilihat dari perkembangan sistem manajemen, saat ini tulisan tidak dibatasi pada bentuk dokumen tertulis . Sejauh informasi menjadi acuan di dalam pekerjaan, maka dapat disebut sebagai dokumen informasi.
Dokumen informasi tidak terbatas pada tulisan saja, juga dapat berupa gambar, grafik, rekaman video, maupun software aplikasi yang menjadi dokumen informasi untuk acuan kerja. Hal ini yang menjadikan sistem manajemen ISO menjadi lebih luwes dan melihat efektivitas documen informasi tersebut menjadi referensi kerja.
Sistem Manajemen ISO yang sudah mengadopsi persyaratan dokumen informasi, seperti ISO 27001:2013, 9001:2015, 14001:2015. Tahun-tahun mendatang trend sistem manajemen ISO akan mempersyaratkan dokumen informasi ke dalam persyaratan sistem.
Oleh karena keluwesan dokumen informasi, maka bagi informasi harus membuat batasan dokumen informasi apa saja yang dapat menjadi referensi kerja. Dengan batasan inilah menjadi dasar penerapan sistem manajemen serta pelaksanaan audit, baik audit internal dan audit eksternal.
Integration Pest Management (IPM), Improvement Mengelola Hama
Pest Management adalah bagaimana mengelola hama yang mengganggu kerja di organisasi. Hama sendiri adalah jenis hewan atau tanaman yang dapat merusak atau menggangu manusia yang dapat menyebabkan suatu kerusakan, wabah atau penyakit. Hama secara alami merupakan bagian dari kehidupan manusia dimanapun berada, tetapi apabila sudah masuk dalam ranah mengganggu maka harus dikendalikan.
Organisasi dalam mengendalikan gangguan hama acap kali tidak melakukan upaya identifikasi jenis hama dan efeknya, akan tetapi kebanyakan langsung melakukan upaya pemusnahan hama yang mengganggu operasi di tempat kerja. Tikus, Kecoa, lalat, tanaman berbau, dan lainnya dimusnahkan dengan langsung menggunakan pestisida atau bahan kimia untuk memusnahkan hama tersebut tanpa melihat penilaian risiko dari hama itu.
IPM dimaksudkan untuk mengelola pengendalian hama secara komprehensif di organisasi, sehingga lebih efektif dalam mengendalikan hama dan risiko terhadap dampak yang akan terjadi. Semisal apakah selalu penggunaan bahan kimia dapat mengendalikan hama yang muncul?bagaimana dengan efeknya? bagaimana dengan jenis hewan atau tumbuhan alami disekitarnya apakah mereka tidak terganggu? . Jelas upaya identifikasi risiko harus dilakukan untuk mengendalikannya.
Langkah yang dapat dilakukan adalah dengan :
Identifikasi masalah hama :
Melakukan upaya terhadap jenis hama apa yang harus dikendalikan, bagaimana efek terhadap manusia,dan tempat kerja, apakah ada jenis tumbuhan atau hewan lain jika hama pengganggu tersebut dimusnahkan?
Personal In Charge dalam langkah identifikasi ini haruslah dbuat secara tim dengan sudut pandang dan knowledge yang berbeda, sehingga inputan-inputan terkait identifikasi ini dalat dilakukan secara komprehensif.
Risk Assessment:
Melakukan upaya untuk menilai risiko dari dampak hama tersebut dan bagaimana memilih jenis pengendalian terhadap hama itu. Bila dampak dari risiko hama tersebut adalah signifikan maka pengendalian dapat dilakukan dengan upaya menggunakan metode kimia, fisik, atau biologi. Aplikasi terkait metode tersebut juga diukur jangan sampai ada sesuatu dampak balik atau efek dari bahan atau metode tersebut.
Monitoring Pengendalian Hama:
Monitoring pengendalian hama tidak saja memastikan keefektifan metode pengendalian hama yang sudah dipilih, tetapi sampai bagaimana memastikan tidak ada efek baru atau efek samping dari aplikasi metode pengendalian hama. Efek tersebut dapat berupa :
- mematikan flora atau jenis hewan atau tumbuhan alami
- menyebabkan penyakit pada manusia
- menyebabkan efek pencemaran lingkungan
- Resistensi pada jenis hama tersebut.
- Dampak sosial pada komunitas atau lingkungan kerja organisasi
- dan lainnya
Pengendalian yang komprehensif juga dapat menggunakan alih teknologi yang tepat guna dalam mengendalikan suatu hama. Tentu saja kearifan didalam menggunakan metode aplikasi harus dipertimbangkan.
ISO 15189: 2012 Standard Lab Medis
Standar sistem manajemen institusi laboratorium sering diasosiasikan dengan standar ISO 17025 untuk kompetensi lab uji atau lab kalibrasi. Untuk laboratorium medis memiliki standar sistem manajemen sendiri, yaitu ISO 15189 tentang persyaratan mutu dan kompetensi laboratorium medis.
Laboratorium medis atau labratorium klinik adalah institusi untuk menguji spesimen klinis terhadap kesehatan serta pencegahan penyakit.
ISO 15189 secara struktur persyaratan merupakan gabungan dari persyaratan ISO 17025 dan ISO 9001,serta standar CAP (College American Pathologist), yaitu persyaratan kompetensi laboratorium dan sistem manajemen mutu. Bagi organisasi yang bisnisnya adalah pengujian spesimen manusia atau klinis, tentu sistem manajemen ini sangat berguna.
Output dari standar ISO 15189 adalah hasil diagnosa uji spesimen yang akurat, aman dengan risiko yang terkendali. Kepuasan pelanggan atas hasil uji laboratorium medis menjadi tolak ukur bagaimana standar metode teknis dan manajemen terpenuhi. Beberapa FAQ untuk laboratorium medis ISO 15189:
a. Apakah ISO 15189 bersertifikat?
Ya, ISO 15189 bersertifikat akreditasi dengan proses audit yang dilakukan oleh KAN (Komite Akreditasi Nasional)
b. Apa persyaratan teknis laboratorium Medis?
Persyaratan teknis laboratorium medis adalah : mirip dengan persyaratan ISO 17025 ditambah kompetensi personil, persyaratan reagensia, pre-exam, examination , post-exam
c. Apakah laboratorium medis harus memiliki tenaga ahli?
Ya, salah satunya adalah lab tersebut harus memiliki pathologist
d. Institusi apa yang cocok untuk lab medis ISO 15189?
Seperti lab uji medis, lab uji klinis, lab patologis, lab pendidikan dan pengembangan medis, dan lain-lain.
Misalignment dalam Organisasi
Misalignment dalam organisasi atau hal-hal yang tidak selaras di dalam suatu organisasi.
Misalignment adalah ketidakselarasan jalannya suatu organisasi. Ketidakselarasan tersebut bermacam-macam, penulis telah mengidentifikasi beberapa aspek yang menyebabkan misalignment dalam organisasi. Apa saja?
Berikut beberapa aspek yang menyebabkan misalignment dalam organisasi:
- Market Change
Perubahan pasar di luar organisasi menjadi faktor pemicu misalignment. Yaitu perubahan pasar dan consumer behaviour menjadi aspek perubahan internal sebagai bent respond terhadap pasar.
- Speed Optimation
Ketika organisasi masih menjalankan semua proses kerja dengan banyak manual, dimana direktur Anda menginginkan kecepatan dalam proses kerja, maka hal itu menjadi lama dan membutuhkan banyak waktu.
- Customer Behaviour Changes
Dimensi customer berbeda-beda, apakah organisasi Anda selalu menciptakan mutu saja? Apakah selalu pelayanan yang cepat? Apakah selalu tidak ada complain? Melakukan upaya untuk mengetahui perubahan customer dan repsonnya dengan relevansi organisasi Anda, maka Anda yang akan jadi juaranya.
- Rigid Organisation Structure
Apakah organisasi Anda mempunyai struktur yang kaku? Apakah struktur Anda terlalu birokrasi? Bagaimana ukuran keberhasilan proses Anda dari struktur yang Anda miliki? Bila ada, maka ubahlah karena struktur tersebut dapat membunuh Anda sendiri.
- Produk Capability
Baik organisasi yang bersifat komersil maupun non-komersil, tipe Anda adalah push system atau pull system. Push system adalah organisasi yang menjual barang yang sudah Anda punya, sedang pull system adalah menciptakan sebuah produk atau jasa dengan ide dari pelanggan Anda. Bila Anda salah satunya, maka saat ini untuk lebih berkompetisi adalah sulit. Organisasi cenderung menggunakan gabungan keduanya, pull dan push system untuk agresivitas, dan selling method.