Tag: Training ISO
Menjalankan Sistem Manajemen yang Efektif dengan Good Cop versus Bad Cop
Menjalankan sistem manajemen yang efektif tidak hanya dilihat dari hasil pengukuran output saja, dan bagaimana pencapaiannya terhadap target. Tapi juga bagaimana memutuskan ketetapan untuk menjalankan sistem, serta menjadi catatan untuk ukuran efektifivitas proses sistem manajemen.
Good Cop versus Bad Cop. Istilah ini menunjukkan bahwa dalam menjalankan proses bisnis organisasi, Anda tidak perlu selamanya mengikuti SOP atau prosedur yang sudah Anda tetapkan sebelumnya. Cobalah Anda lihat relevansi SOP atau prosedur tersebut terhadap proses yang Anda jalankan, sudah efektif atau belum.
Good Cop versus Bad Cop, yaitu Anda seperti melihat:
- Departemen Produksi versus Departemen QC
- Departemen Purchasing versus Departemen Finance AP
- Departeneb Marketing versus Departemen Finance AR
- Departemen Front liner versus Departemen Operasional
- Departemen Gudang versus Departemen Pengiriman
- dll.
Contoh bagaimana mekanisme Good Cop versus Bad Cop berperan dalam efektivitas proses:
Orang Gudang: Kami sudah menyiapkan untuk pengiriman barang nomor DTR.X.1216 per tanggal 6 Juni 2016 ke pelanggan, siap dikirim.
Orang Pengiriman: Dasar Bapak mau keluar barang nomor DTR.X.1216 ini dari mana? Kami tidak pernah mengirimkan jadwal pengiriman gudang dengan nomor tersebut.
Orang Gudang : Kami terima informasi dari Sales kalau barang nomor DTR.X.1216 minta dikeluarkan untuk tanggal 6 Juni 2016.
Pentingnya Root Cause Analysis bagi Organisasi
Root Cause Analysis di dalam sebuah sistem manajemen merupakan persyaratan yang harus dilakukan oleh organisasi. Sebab masalah di organisasi selalu ada, dan itu merupakan manifestasi dari akar masalah yang muncul menjadi suatu masalah. Masalah di organisasi seringkali terlihat dan dapat dibuktikan dengan empiris, akan tetapi akar masalah menjadi sesuatu yang tidak tampak dan harus dilakukan investigasi mendalam.
Bagi organisasi yang budaya perbaikannya sudah berjalan dengan baik, mencari root cause analysis tidaklah sulit, karena hal tersebut sudah menjadi sebuah kebiasaan dan habit di masing-masing pekerja, sehingga setiap muncul suatu masalah otomatis root cause analysisnya dapat ditentukan. Bagi organisasi yang belum membudaya hal ini perlu dilakukan penekanan kepada masing-masing individu pekerja untuk budaya perbaikan.
Pentingnya root cause analysis adalah:
- Mendapatkan suatu akar masalah, sehingga tindakan pencegahan agar masalah tersebut tidak muncul kembali dapat diantisipasi.
- Mendapatkan perbaikan dan dapat dibandingkan dengan kondisi sebelum perbaikan.
- Menciptakan budaya ‘sedia payung sebelum hujan’, menilai suatu proses dari risiko dan dampaknya.
- Bermakna kompetensi untuk berlomba-lomba mencari ide perbaikan
- Menetapkan Re-Engineering proses dari sebuah proses yang tidak efektif.
Ada beberapa metode root cause analysis yang dapat dilakukan secara mandiri atau kelompok, seperti: 5 why analysis, fishbone diagram, 5W1H , QC 7 tools, 5S/5R, A3 report, QCC, mapping proses bisnis, dan lainnya. Semua metode dapat digunakan dan disesuaikan dengan kondisi organisasi.
Ukuran kesuksesan dari suatu perbaikan atas suatu masalah dapat dilihat apabila output perbaikan mencapai suatu target yang ditetapkan. Target dapat bersifat kuantitatif atau kualitatif, intinya bagaimana suatu perbaikan dapat bernilai efektif, efisien, dan dapat dijadikan suatu standar dalam proses pekerjaan.
Melakukan root cause analysis pada awalnya menjadi sulit tetapi , tetapi apabila tidak dicoba akan menjadi tambah sulit. Yang terpenting adalah menggunakan logika berfikir pada analisa akar masalah, karena metode-metode root cause analysis yang anda pakai banyak menggunakan logika berfikir. Jam terbang menjadi sebuah catatan bila anda setiap kali ada masalah melakukan root cause analysis, anda mempunyai jam terbang tinggi dan handal dalam analisa suatu masalah.
Pengaruh Tulisan dalam Sistem Manajemen
“Tulis apa yang kamu kerjakan dan kerjakan apa yang kamu tulis.” menjadi jargon ISO sejak sistem itu diterbitkan. Sistem Manajemen ISO mempunyai pandangan bahwa sistem manajemen haruslah ada bukti evidence dalam bentuk tertulis. Tulisan tersebut menjadi referensi di dalam pekerjaan aktivitas.
Kita mengenal bentuk tulisan yang menjadi referensi sistem manajemen seperti manual,SOP atau Prosedur, Instruksi Kerja, dan rekaman. Hal tersebut terdapat di dalam sistem manajemen pada tiap-tiap organisasi. Namun, apakah jargon “Tulis apa yang kamu kerjakan dan kerjakan apa yang kamu tulis.” tetap relevan di dalam sistem manajemen saat ini?
Tulisan menjadi penting di dalam sistem manajemen. Tapi jika dilihat dari perkembangan sistem manajemen, saat ini tulisan tidak dibatasi pada bentuk dokumen tertulis . Sejauh informasi menjadi acuan di dalam pekerjaan, maka dapat disebut sebagai dokumen informasi.
Dokumen informasi tidak terbatas pada tulisan saja, juga dapat berupa gambar, grafik, rekaman video, maupun software aplikasi yang menjadi dokumen informasi untuk acuan kerja. Hal ini yang menjadikan sistem manajemen ISO menjadi lebih luwes dan melihat efektivitas documen informasi tersebut menjadi referensi kerja.
Sistem Manajemen ISO yang sudah mengadopsi persyaratan dokumen informasi, seperti ISO 27001:2013, 9001:2015, 14001:2015. Tahun-tahun mendatang trend sistem manajemen ISO akan mempersyaratkan dokumen informasi ke dalam persyaratan sistem.
Oleh karena keluwesan dokumen informasi, maka bagi informasi harus membuat batasan dokumen informasi apa saja yang dapat menjadi referensi kerja. Dengan batasan inilah menjadi dasar penerapan sistem manajemen serta pelaksanaan audit, baik audit internal dan audit eksternal.
Penilaian Risiko Keamanan Rantai Pasokan, ISO 28000
Penilaian risiko pada Sistem Manajemen Keamanan Rantai Pasokan menjadi mandatory yang harus dilakukan oleh organisasi. Pendekatan penilaian risiko mengikuti proses yang terlibat didalam rantai pasokan dan ruang lingkup organisasi tersebut.
Prinsip yang harus anda lakukan dalam penilaian risiko keamanan rantai pasokan adalah:
Mengerti kerangka titik kritis pada proses yang berpotensi mempunyai risiko dan ancaman.
Melakukan investigasi apa dan siapa yang dapat mengancam proses rantai pasokan anda.
Identifikasi kerentanan dan kelemahan proses rantai pasokan anda.
Melakukan analisa dari konsekuensi risiko keamanan dan ancaman terhadap keberlangsungan bisnis anda.
Pengendalian dengan simulasi tanggap darurat dari mitigasi risiko tersebut.
Menganalisa ancaman terhadap keamanan informasi pada proses rantai pasokan anda.
Dalam melakukan penilaian risiko keamanan informasi tidaklah mudah, karena anda membutuhkan pandangan dari berbagai aspek dan keahlian dari pengalaman di departement perusahaan anda. Sehingga tidak hanya bagian Operational saja, tetapi juga bagian SCM, bagian HR, bagian IT, dan lainnya harus memberikan identifikasi penilaian risiko rantai pasokan anda.
Sistem informasi menadi perhatian khusus ketika anda melakukan penilaian risiko rantai pasokan. Kehilangan informasi atau informasi anda hilang dapat menyebabkan ketidakseimbangan dan ancaman terhadap keberlangsungan bisnis anda. Sehingga mekanisme sistem keamanan informasi pun harus anda terapkan, seperti:
Menetapkan objective sistem keamanan informasi yang terkait dengan rantai pasokan.
Identifikasi ancaman informasi rantai pasokan
Dan melakukan mitigasi risiko