Tag: Konsultan Manajemen
Menjalankan Sistem Manajemen yang Efektif dengan Good Cop versus Bad Cop
Menjalankan sistem manajemen yang efektif tidak hanya dilihat dari hasil pengukuran output saja, dan bagaimana pencapaiannya terhadap target. Tapi juga bagaimana memutuskan ketetapan untuk menjalankan sistem, serta menjadi catatan untuk ukuran efektifivitas proses sistem manajemen.
Good Cop versus Bad Cop. Istilah ini menunjukkan bahwa dalam menjalankan proses bisnis organisasi, Anda tidak perlu selamanya mengikuti SOP atau prosedur yang sudah Anda tetapkan sebelumnya. Cobalah Anda lihat relevansi SOP atau prosedur tersebut terhadap proses yang Anda jalankan, sudah efektif atau belum.
Good Cop versus Bad Cop, yaitu Anda seperti melihat:
- Departemen Produksi versus Departemen QC
- Departemen Purchasing versus Departemen Finance AP
- Departeneb Marketing versus Departemen Finance AR
- Departemen Front liner versus Departemen Operasional
- Departemen Gudang versus Departemen Pengiriman
- dll.
Contoh bagaimana mekanisme Good Cop versus Bad Cop berperan dalam efektivitas proses:
Orang Gudang: Kami sudah menyiapkan untuk pengiriman barang nomor DTR.X.1216 per tanggal 6 Juni 2016 ke pelanggan, siap dikirim.
Orang Pengiriman: Dasar Bapak mau keluar barang nomor DTR.X.1216 ini dari mana? Kami tidak pernah mengirimkan jadwal pengiriman gudang dengan nomor tersebut.
Orang Gudang : Kami terima informasi dari Sales kalau barang nomor DTR.X.1216 minta dikeluarkan untuk tanggal 6 Juni 2016.
Pengaruh Tulisan dalam Sistem Manajemen
“Tulis apa yang kamu kerjakan dan kerjakan apa yang kamu tulis.” menjadi jargon ISO sejak sistem itu diterbitkan. Sistem Manajemen ISO mempunyai pandangan bahwa sistem manajemen haruslah ada bukti evidence dalam bentuk tertulis. Tulisan tersebut menjadi referensi di dalam pekerjaan aktivitas.
Kita mengenal bentuk tulisan yang menjadi referensi sistem manajemen seperti manual,SOP atau Prosedur, Instruksi Kerja, dan rekaman. Hal tersebut terdapat di dalam sistem manajemen pada tiap-tiap organisasi. Namun, apakah jargon “Tulis apa yang kamu kerjakan dan kerjakan apa yang kamu tulis.” tetap relevan di dalam sistem manajemen saat ini?
Tulisan menjadi penting di dalam sistem manajemen. Tapi jika dilihat dari perkembangan sistem manajemen, saat ini tulisan tidak dibatasi pada bentuk dokumen tertulis . Sejauh informasi menjadi acuan di dalam pekerjaan, maka dapat disebut sebagai dokumen informasi.
Dokumen informasi tidak terbatas pada tulisan saja, juga dapat berupa gambar, grafik, rekaman video, maupun software aplikasi yang menjadi dokumen informasi untuk acuan kerja. Hal ini yang menjadikan sistem manajemen ISO menjadi lebih luwes dan melihat efektivitas documen informasi tersebut menjadi referensi kerja.
Sistem Manajemen ISO yang sudah mengadopsi persyaratan dokumen informasi, seperti ISO 27001:2013, 9001:2015, 14001:2015. Tahun-tahun mendatang trend sistem manajemen ISO akan mempersyaratkan dokumen informasi ke dalam persyaratan sistem.
Oleh karena keluwesan dokumen informasi, maka bagi informasi harus membuat batasan dokumen informasi apa saja yang dapat menjadi referensi kerja. Dengan batasan inilah menjadi dasar penerapan sistem manajemen serta pelaksanaan audit, baik audit internal dan audit eksternal.
Food Sosial dalam Kajian Mutu Makanan
Food Sosial adalah bagaimana anda menciptakan kreasi olahan makanan yang dapat “berbicara”. Fenomena food sosial dikalangan masyarakat indonesia dilakukan dengan berbagai alasan ada yang ingin menunjukan ‘pamer’ terhadap tempat makan tertentu, ada juga ingin berbagi rasa, atau ada juga yang ingin menceritakan pengalaman makan di tempat itu. Apapun alasannya agar makanan tersebut bisa ‘bicara’ dari satu komentar ke komentar lain, sekali anda share makanan tersebut di social media beratus komentar yang akan didapat jika menarik komunitas social media.
Bagi pengusaha makanan hal tersebut sebenarnya tidak terlepas dari upaya pemenuhan terhadap jaminan mutu makanan dan penciptaan brand yang melekat pada makanan tersebut. Utamanya adalah menciptakan makanan yang tidak hanya enak rasanya, tetapi juga hygiene, menarik bentuknya, tempat makan yang baik, dan lainnya. Sosial media adalah media promosi bagi pengusaha untuk menarik minat pelanggan. Dengan demikian penciptaan mutu mulai dari mutu bahan makanan, mutu personil, mutu metode mengolah makanan, mutu penyajian makanan, mutu penyediaan tempat makanan menjadi sebuah sistem terpadu untuk mendapatkan kepuasan pelanggan yang terbaik.
Tidaklah mudah menciptakan brand yang melekat baik pada hasil produk makanan anda. Salah pada makanan anda , social media yang akan menghukumnya. Makin baik makanan anda di mata pelanggan makin banyak komentar , bila makanan anda tidak baik mungkin saja cercaan dan pandangan buruk dari komunitas melalui sosial medial dapat mempengaruhi produk makanan anda. Tergantung strategi bisnis anda dalam melakukan promosi produk anda.
Sebuah standar harus ditetapkan oleh usaha anda, baik standar internasional atau standar yang anda ciptakan sendiri. Persyaratan hygiene pun dan tata kelola infrastruktur pengolahan makanan anda juga menjadi sorotan.
Alhasil food sosial adalah cerminan bagaimana mutu makanan anda diciptakan. Bagaimana anda menyikapinya. Makin banyak makanan anda ‘berbicara’ baik makin banyak keuntungan yang anda peroleh.
Jangan Makan Makanan Katering Sebelum Mereka Punya Izin Ini
Pemerintah mengeluarkan ijin usaha jasaboga yaitu katering, penyedia makanan olahan dari pihak luar kepada organisasi. Izin usaha katering di Indonesia harus memenuhi persyaratan dari SK Kemenkes No. 715 tentang persyaratanHygiene Sanitasi Jasaboga. Maksud dari persyaratan ini adalah pemenuhan dari usaha katering dalam menjalankan usaha, selain aspek komersil juga memperhatikan perlindungan hygiene bagi konsumen.
Katering di dalam persyaratan ini dibagi atas 3 golongan berdasarkan tingkat risiko dan jangkauan pelayanan, yaitu:
Golongan A
Golongan katering untuk konsumen masyarakat umum tidak terbatas pada organisasi atau usaha dimana katering tersebut menjadi penyedianya.
Golongan B
Golongan katering untuk,-
a. asrama penampungan jemaah haji
b. asrama transito atau asrama lainnya
c. perusahaan
d. pengeboran lepas pantai atau offshore
e. angkutan umum dalam negeri
f. sarana pelayanan kesehatan
Golongan C:
Golongan katering untuk alat angkutan umum pesawat udara dan international
Persyaratan yang diminta dari SK ini adalah jaminan olahan makanan dari pengusahan katering melalui jaminan bebas penyakit menular, jaminan personal yang mengelola makanan, jaminan metode pengolahan makanan, jaminan dari lingkungan katering dan juga jaminan hasil pengujian sanitasi dan hygiene dari pihak ketiga.
Harus ada sistem pengawasan dan pembinaan dari Dinas Kesehatan terhadap kinerja katering dalam memenuhi persyaratan hygiene sanitasi jasaboga. Peran serta pengusaha katering dalam mendaftarkan usahanya adalah untuk pembedayaan katering itu sendiri.
Pelatihan adalah salah satu dari persyaratan SK Kepmenkes No. 715, terkait pelatihan personil pengolah makanan dengan kompetensi yang dimilikinya. Pelatihan persyaratan hygiene sanitasi jasaboga diselenggarakan oleh provider training yang telah memiliki ijin sebagai penyelenggara pelatihan.
Sistem yang dipakai untuk usaha katering dapat menggunakan pendekatan sistem HACCP atau standar praktis lainnya, seperti ISO 22000 tentang Food Safety Management System (FSMS). Secara komprehensif pemenuhan persyaratan ini dapat mengakomodir persyaratan SK Kepemenkes No. 715.
Integration Pest Management (IPM), Improvement Mengelola Hama
Pest Management adalah bagaimana mengelola hama yang mengganggu kerja di organisasi. Hama sendiri adalah jenis hewan atau tanaman yang dapat merusak atau menggangu manusia yang dapat menyebabkan suatu kerusakan, wabah atau penyakit. Hama secara alami merupakan bagian dari kehidupan manusia dimanapun berada, tetapi apabila sudah masuk dalam ranah mengganggu maka harus dikendalikan.
Organisasi dalam mengendalikan gangguan hama acap kali tidak melakukan upaya identifikasi jenis hama dan efeknya, akan tetapi kebanyakan langsung melakukan upaya pemusnahan hama yang mengganggu operasi di tempat kerja. Tikus, Kecoa, lalat, tanaman berbau, dan lainnya dimusnahkan dengan langsung menggunakan pestisida atau bahan kimia untuk memusnahkan hama tersebut tanpa melihat penilaian risiko dari hama itu.
IPM dimaksudkan untuk mengelola pengendalian hama secara komprehensif di organisasi, sehingga lebih efektif dalam mengendalikan hama dan risiko terhadap dampak yang akan terjadi. Semisal apakah selalu penggunaan bahan kimia dapat mengendalikan hama yang muncul?bagaimana dengan efeknya? bagaimana dengan jenis hewan atau tumbuhan alami disekitarnya apakah mereka tidak terganggu? . Jelas upaya identifikasi risiko harus dilakukan untuk mengendalikannya.
Langkah yang dapat dilakukan adalah dengan :
Identifikasi masalah hama :
Melakukan upaya terhadap jenis hama apa yang harus dikendalikan, bagaimana efek terhadap manusia,dan tempat kerja, apakah ada jenis tumbuhan atau hewan lain jika hama pengganggu tersebut dimusnahkan?
Personal In Charge dalam langkah identifikasi ini haruslah dbuat secara tim dengan sudut pandang dan knowledge yang berbeda, sehingga inputan-inputan terkait identifikasi ini dalat dilakukan secara komprehensif.
Risk Assessment:
Melakukan upaya untuk menilai risiko dari dampak hama tersebut dan bagaimana memilih jenis pengendalian terhadap hama itu. Bila dampak dari risiko hama tersebut adalah signifikan maka pengendalian dapat dilakukan dengan upaya menggunakan metode kimia, fisik, atau biologi. Aplikasi terkait metode tersebut juga diukur jangan sampai ada sesuatu dampak balik atau efek dari bahan atau metode tersebut.
Monitoring Pengendalian Hama:
Monitoring pengendalian hama tidak saja memastikan keefektifan metode pengendalian hama yang sudah dipilih, tetapi sampai bagaimana memastikan tidak ada efek baru atau efek samping dari aplikasi metode pengendalian hama. Efek tersebut dapat berupa :
- mematikan flora atau jenis hewan atau tumbuhan alami
- menyebabkan penyakit pada manusia
- menyebabkan efek pencemaran lingkungan
- Resistensi pada jenis hama tersebut.
- Dampak sosial pada komunitas atau lingkungan kerja organisasi
- dan lainnya
Pengendalian yang komprehensif juga dapat menggunakan alih teknologi yang tepat guna dalam mengendalikan suatu hama. Tentu saja kearifan didalam menggunakan metode aplikasi harus dipertimbangkan.